（《应用写作》2008年第6期）

　　公文是社会生活的反映，能从一个侧面和一定程度上反映发文方的管理水平、办事态度乃至若干细节。下面列举来自美国、新西兰、香港、澳门的５篇公文例文①，并对其内容和写法稍作评析，供有关公文撰写者参考借鉴。

　　例1②

　　　　　　　　　　　　　　　　　　国土安全局美国公民及移民服务部
　　欢迎来到美利坚合众国
　　我们非常荣幸地欢迎你成为美国的居民。
　　你的移民签证和新的居民地位已经被注册。在这份通知的上端你会发现一个很重要的号码，这就是你的A号码，也就是你的永久居民文件号码。这个号码极其重要。在你和我们联系时，你需要（引用）这个号码。
很快我们会邮寄给你新的永久居民卡。你会在以后的三个星期内收到。你用其（卡）有证明你新的身份。如果你18岁以上的话，你需要随时携带此卡，这是法律所规定的。
　　请阅读随附着卡的通知。它包含有关此卡的一系列重要信息。
　　你的新卡十年有效。你必须在（过期）一个月前更新旧卡。如果你想知道更多信息，请致电1-800-375-5283或登陆www.bcis.gov这个网站。
　　再一次地欢迎来到美国，并恭喜你成为美国居民。
　　这封信不是签证，但可以当作签证来使用。

　　这是一份2005年发出的通知性公文，除交代清楚重要事项外，还具欢迎词色彩，带礼仪成分，给受文者一种温馨感受。“非常荣幸地欢迎”、“再一次地欢迎”、“恭喜”等词语的运用，显示了发文方对发文对象的友好态度。

　　开头用“非常荣幸地欢迎你成为美国的居民”这样的语言开门见山而又富含热情地表明欢迎的态度，迅速拉近了双方的情感距离，为全文奠定了颇具亲和力的情感基调。

　　随后又有条不紊地列出对方需要知道的具体事项，虽是硬性规定，但由于开头的情感铺垫和行文过程中语气的平和、亲切，使受文者能够心情愉悦地阅读和接受通知的事项。

　　最后的补充也很有必要，明确告诉受文者该通知书可以当作签证来使用，对于那些初次出国而又不了解相关情况的人，这一条显然不可或缺且意义重大。

　　例2

　　　　　　　　　　　　　　　　　“财富”耆艾就业机会计划人力服务部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2006年9月26日
尊敬的利益相关者：
　　“财富”耆艾就业机会计划已将您列入通讯名单。本计划的宗旨在于协助您得到培训及工作机会。一旦有相关机会出现，我们将及时通知您。情况介绍是您加入本计划的第一步，将令您对我们的工作内容有所了解。
　　本计划由美国联邦政府出资，要求参与者年龄55周岁以上，居于加州阿拉米达县境内，有资格获取收入，暂无固定兼职或全职工作。举行情况介绍会之前，我们的员工将致电于您以确定您是否具有相关资格，而且我们需审核您在过去六个月内的收入状况。
　　在此期间，我们要鼓励您充分利用我们办事处提供的特殊工作搜索资源。“财富”下辖职业资源中心，该中心专门提供50周岁以上人员的就业及培训资源。该中心拥有各种资源，包括职位信息表、指导求职的书籍及录像、用于与雇主联络的电话，还有多台计算机，可供您练习打字、准备简历、上网搜索职位。
　　职业资源中心开放时间为周一至周五，上午九点至下午五点。该中心位于弗兰克·H·奥加瓦步行街150号四楼4212房。我们鼓励您在参加情况介绍会之前造访此资源中心。随信附上该中心的宣传单。
　　“财富”员工愿意帮助您熟悉资料、寻找工作。请您移步职业资源中心。
　　我们期待您的光临！
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　您诚挚的
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Brendalynn Goodall,
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　老年人&成人服务部经理

　　附宣传单：

　　55岁
　　或更年长？
　　经验
　　是财富
　　“财富”耆艾就业机会计划免费提供……
　　·工作安置协助
　　·课堂培训机会
　　·带薪兼职工作职位
　　需55周岁以上、有收入资格、居于阿拉米达县
　　更多信息请致电（510）238-3535
　　欢迎拥有各级经验者！
　　“财富”是提供平等就业机会的雇主，不因种族、肤色、宗教、年龄、残疾、政治派别或信仰而有所歧视。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　奥克兰市人力服务部

　　对老人、穷人（家庭年收入低于3万美元）求职提供援助，这是美国政府抑制贫富悬殊，维系社会稳定的基本国策之一。这是一封给老人职业援助申请者发的信及宣传单，发文机构是美国渥仑市的一个基层机构。这类机构遍布全美，有效地帮助老人、穷人解决实际问题，渡过难关。

　　对于这样一封带有慈善救济性质的通知，发文方没有流露出丝毫居高临下的怜悯之情，只是进行了客观平实的陈述和说明，遣词造句考究，字里行间闪烁着富有人文关怀的理性光芒。外冷而内热，可谓“东边日出西边雨，道是无晴却有情。”让受恩者或被救济者感觉不到或很难察觉到是在受人恩惠或被人救济，从而抱着健康积极的心态加入到这个计划之中，显示了发文方平等的精神和高明的写作艺术。

　　例3

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　受拘留者告示
致：（姓名）
　　你现在被依法拘留是基于：（*请划去不适用的条款）
　　* 遵照逮捕令对你进行的逮捕；或
　　* 出庭后被还押拘留③；或
　　* 你已被逮捕并被指控犯有如下罪行：
　　　　1．　　　　　　　　　　　
　　　　2．　　　　　　　　　　　
　　　　3．　　　　　　　　　　　
　　　　4．　　　　　　　　　　　
　　或
　　* 警方代另一个新西兰政府部门对你进行拘留。
　　你有权立即找律师作私下商量。
　　你有权不作任何陈述。
　　警方将应你的要求与你所指定的家人或朋友联系，并告知其你被拘捕，以及对你的指控和能否被保释。
　　如果你未满17岁：
　　　　* 则无论你愿意与否，都将通知你的父母、监护人或其他负责照管你的人。
　　　　* 你的父母或监护人有权来探望你。
　　如果你被拘留（而不是被立即保释或释放），你可以会见和谈话的人如下：
　　　　* 你的家人，或一位朋友（如果家人不在）
　　　　* 一名医生
　　　　* 一名神职人员
　　如果你是外国公民，你可以要求我们把你被逮捕的事实以及对你的指控通知你国家的大使馆或领事馆。你也可以与你国家的外交或领事代表谈话并会见他们。请在下列方框选择中勾选其一，以便告知我们你是否希望通知你国家的大使馆或领事馆。
　　　　□ 是，我想把我被逮捕的事以及对我的指控通知我国大使馆或领事馆。
　　　　□ 不，我不想把我被逮捕的事以及对我的指控通知我国大使馆或领事馆。
　　注：你有权与来访者作私人谈话，除非这样做会对你或其他人的安全造成威胁或对罪证有危害。
　　依家庭暴力法所作拘留
　　如果你是因为违犯了根据《1995年家庭暴力法》所作出的保护令而被拘留，警方无权在你被拘留后二十四小时内保释你。你被拘留的二十四小时将从××起到××止。但是，如果你有机会可以在上述时间内被带上法庭，则可以向法庭申请保释。
　　警方在你被拘留期间从你处收集的个人资料，是出于维护法律和保护公共安全之目的。你有权要求获得警方所掌握的有关你自己的资料。如果你认为资料中有不正确之处，你有权要求修正。这些信息只能依法在必要的情况下使用或公开。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　受拘留者签名
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Witness signature（证人签名）××职务××日期

　　对受拘留者而言，他失去了人身自由，但是，他能申请保释，并拥有法律赋予的各种权利。近年新西兰某市警察局写的这份面交受拘留者的告示，从写作内容上来看，既告诉受拘留者为何受拘留，警方在其被拘留期间做了些什么，又分条列项逐一明示受拘留者“有权”做什么，“可以”做什么。尤其是列出了以“如果”领起的多种不同情况，说明了作者思维的缜密和思路的清晰，透明度较高，操作性较强，显示了作者务实客观亲民的写作态度，既充满冷静理性的法制精神，又富含以人为本的人文关怀。

　　例４（劝诫信）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（部门信笺）
　　本署档号：（２９）ｉｎ　ＨＤ／ＬＯ／９７／６
　　来函档号：
　　二级○○主任
　　莫○○女士
　　莫女士：
　　表现欠佳
　　1．最近一份评核报告（截至二零零零年七月三十一日）显示，你的工作表现略有改善，整体评级由“可”提高至“常”。
　　2．不过，在上述评核期内，你迟到了17次，合共232分钟。由于经常迟到，你于二零零零年四月十八日受到口头警告。
　　3．本署会继续密切留意你的情况。稍后，你的上司会再提交一份报告，评核你在二零零零年八月一日至二零零一年一月三十一日六个月内的表现。你必须积极纠正迟到陋习，准时上班，否则可能受到纪律处分。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○署署长　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（黄○○签名代行）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　副本存：评核报告档案
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二零零零年八月二十二日

　　香港人工作认真、细致、负责，办事讲求实效是世界闻名的。这源于它有一套严格、公平、可行的人事管理制度。这封劝诫信（公函的一种）从一个侧面印证了这一点。

　　标题明确、准确，措词严厉，最后提醒受文者若不积极纠正陋习的后果。从文章结构上来看，作者以辩证思维为指导，首先肯定了受文者的优点，然后笔锋一转，切入主题——以具体数据作为依据，用事实说话，直言不讳地告知对方在前一阶段评核期内的失职行为。作者先扬后抑，主要是为了批评劝诫对方，但又不忘先肯定受文者，从而使受文者感受到发文方的全面、公正、客观，发挥了很好的劝诫作用。

　　例５

　　广州市天河区（邮编：５１０６３２）
　　黄埔大道西６０１号
　　暨南大学中文系
　　陈合宜教授　台启　（D23）
　　来函编号　　来函日期
　　发函编号　　日期
　　00669　　　  18/05/2007  
　　事由
　　Assunto：　

　　（《澳门人文社会科学研究文选》——语言翻译卷）

　　为对澳门人文社会科学的研究作出全面和客观的检阅、总结和回顾，澳门基金会计划于本年出版一套１２卷《澳门人文社会科学研究文选》，收集近２０年来澳门人文社会科学研究的优秀文章。

　　欣悉阁下与陈满祥先生曾发表下列文章，水平甚高，而且在发表当时饶具代表性，《文选》编辑部拟将之收录出版于《澳门人文社会科学研究文选——语言翻译卷》内，书籍并将上载于“澳门虚拟图书馆”（www.macaudata.com）网站以供读者浏览。
　　澳门公文与内地公文的比较研究（载于《语体与文体》）
　　谨此函奉达，敬希同意将有关文章收入《文选》中，以出版并上载有关网站，如蒙俯允，本会将奉致薄酬，以表谢意。
　　随函附奉声明书乙份，敬请填妥后将声明书正本、上列文章的原稿列印本（或印刷本）及电子版本，寄往澳门友谊大马路９１８号世界贸易中心１５楼Ｃ、Ｄ座澳门基金会研究所。
如有查询，欢迎致电８５３－７９７８５２９或电邮cherry@fm.org.mo与陈小姐联系。
谨此致谢，并期望得到阁下支持。
　　此候覆，即颂
台祺！
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　澳门基金会
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二零零七年五月

　　声明书 (B23)

　　本人　 （姓名）  （外文译音），身份证明文件编号××××，谨同意澳门基金会将下列文章：
　　澳门公文与内地公文的比较研究（载于《语体与文体》）
　　收入《澳门人文社会科学研究文选——语言翻译卷》出版，并同意编者对本人被选入文集的论文作适当修改及将文章转成电子档案置于其澳门虚拟图书馆网站（ｗｗｗ．ｍａｃａｕｄａｔａ．ｃｏｍ）上。
　　欲向本人支付稿酬时，请转至以下账户：
　　开户姓名：　　 账号：      
　　开户银行：　　　　　　　
　　银行地址：　　　　　　　
　　签署：　　　　　　　
　　日期：　　　　　　　
　　本人联络方式如下：
　　地址：　　　　　　　　　
　　电话：　　　　传真：　　　
　　流动电话：　　电邮：　　　

　　笔者与陈满祥先生合写的《澳门公文与内地公文的比较研究》一文，载于澳门2000年12月出版的《语体与文体》一书中，时隔将近7年，笔者收到澳门基金会发来的这封邀请函。它请求笔者同意将论文收入《文选》中，以出版并上载有关网站，并用“声明书”的形式予以确认。与此同时，还要求笔者填上银行账户，以便支付稿酬。这表明，发文者非常尊重作者的著作权，按照《中华人民共和国著作权法》办事，这在一定程度上反映了本文以及本文作者内在的人文关怀精神。

　　值得一提的是，文中使用了大量简洁凝练的文言词和恰当得体的敬谦词，这也为本文增色不少。如“欣悉”、“甚高”、“饶具”、“谨此”、“耑函奉达”、“敬希”、“如蒙俯允”、“奉致薄酬”、“敬请”、“耑此候覆”、“台祺”等，使人读来如沐春风，殊觉快意。

　　注释：
　　① 例１、例２原为英文，现译成中文；例３原为简体中文；例４载于香港法定语文事务署《政府公文实例行政及人事》，２０００年９月；例５为澳门基金会２００７年５月给笔者的公函，有的内容中、葡文并用，收信人姓名和地址沿用葡文书信格式。
　　② 通知内带保密性的有关资料没译出。
　　③ 由控方申请，法庭决定。对有严重罪行的受拘留者不准保释，防止：a. 放出去后仍伤害他人，b. 弃保（保释）而逃。

　　作　　者：暨南大学教授
　　责任编辑：蔡宁涛

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