（《应用写作》2006年第9期）

    在电子政务的办公自动化工作中，所有工作的对象、载体、成果、纽带是电子公文。没有电子公文，所有的电子政务将变成空谈。但是,电子公文不是简单的手写稿变打印稿的工作，一定要在电子公文处理过程中树立规范、法制、高效、安全、专业五种意识，并掌握落实五种意识的普及性的操作方法和工具，这才能能动发挥电子政务的独特优势。

    一、规范意识

    电子公文是电子政务物质载体——电子文件的核心。所谓提高规范意识，主要是提高电子公文处理上的规范意识。

    国务院办公厅在《电子公文传输管理办法》中给电子公文的定义是：“电子公文是指经国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”在《基于ＸＭＬ的电子公文格式规范》标准的第一部分《总则》中，将电子公文定义为：“以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络传输的公文。”前一个定义比较笼统，缺乏必要的细节的补充信息；后一定义比较详细具体，但没有突出电子文件的“规范格式”和“法定效力”两个根本特征，这两个特征是电子政务领域的电子文件不同于其他领域电子文件的根本区别特征。我们认为，这两个定义应该整合，整合后最大的特点是应突出规范意识和效力原则。

    我们还可从技术层面具体看电子公文的文件格式规范。从电子公文所用的编排工具看，使用最多的是Word，随着政府采购力度的加大，WPS的使用面也在日渐增大，但这两种文件格式都没有成为真正的电子公文标准格式，反而缺少专业编辑排版功能的PDF文件成为世界电子公文的事实标准。其强大的版面定型化设计极大地维护了公文的法定权威性。而用Word格式的公文，经常发生在行文后，由于在不同操作系统平台或不同版本的Word中打开后，出现了红色版头的串版现象，这会危害公文行文的权威性。PDF格式文件就不会出现这种情况，再加上其强大的批注、审阅、电子签名、功能限制、交互表单等功能，配合其操作平台的通用性和体积的轻巧性优点，以及与Word排版的高度集成性，在我国很多部门，也成为最终电子行文的标准。但DOC、PDF、WPS文件格式都存在一个问题，就是其密码防护形同虚设，Elcom Soft公司开发了一整套的密码破解软件，可以较轻松地实现DOC、PDF文件的解密，这给电子公文的安全性带来了极大的隐患。后来方正的CEB文件格式凭借其独到全面的功能、良好的兼容性和保密性成为一些部门电子行文的主要标准。从目前情况来看，我们电子文件格式方面需要国家行政力量干涉，确定并推广统一格式标准，只有规范统一，行文的效率才能提高。

    普通从业人员要严格遵守国家规定的标准电子文件格式，并掌握必要的文件格式转换技术，这些技术都已经集成在Word、Acrobat、WPS等软件之中。文书编排用什么工具可凭个人爱好，但最终的成文必须能转换成国家的标准格式，这是至关重要的。对于非电子公文，没有这方面要求，以高效和专业意识为指导原则处理即可。但对于电子公文，规范意识是优于高效和专业意识的。

    二、法制意识

    由于电子政务是新兴事物，所以相应立法在世界范围内都比较薄弱，我国这方面的立法更显滞后与欠缺。对电子政务的立法主要体现在对电子公文载体中的电子签名等方面的立法规定 。《中华人民共和国电子签名法》于2004年8月28日经第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议审议批准通过,并定于2005年4月1日起施行，这是一个重要的事件。此法详细规定了数据电文、电子签名与认证、法律责任等方面的内容,适用于电子政务、电子商务等领域，增强相关领域电子工作的安全性和有效性。此法的施行，要求在电子政务工作中树立很强的法制意识。

    《电子签名法》第二条规定:“本法所称电子签名,是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。”电子签名的特点有四个：保密性、法效性、非更改性、验证性。目前，世界上主要的三种电子签名模式密码式、智能卡式、生物测定式，在我国主要采用的是密码式，很多重要行业如银行、税务等已经采用了智能卡式的硬件强制验证方式，生物测定式只在极少数保密度极高的单位中使用。

    在普通操作层面上，每个办公人员都要认真领会电子签名在电子政务中的价值与地位，在电子签名中牢固地树立法制意识，并将其渗透在电子政务工作的每一个环节、每一个细节中。目前，办公人员接触最多的数字签名技术就是Acrobat中的对PDF文件的数字签名。我们可以从国家认定的认证机关获取一个数字身份证，也可用图像等易识别的独特样式创建自己的签名文件，设置高度加密的密码。签名后，可以观察此文件有无被打开、修改的痕迹，如果有丝毫的变动，签名将显示失效的标志，此文件同时也就无效。Word中也有相应的签名软件Onsign，功能和安全性要大大弱于Acrobat。由于硬件式和生物式的电子签名技术在我国囿于条件限制不可能马上全面推广，所以有意识地使用Acrobat中的电子签名技术来加强电子公文的有效性和安全性是每个办公人员法制意识落实的重要保证。

    三、安全意识

    在电子政务的电子公文处理领域出问题最多的就是在安全方面。此方面的内容，参见拙文《电子公文处理环节中的安全技法》（应用写作：2005第3期），囿于篇幅，在此不述。

    四、高效意识

    效率是电子政务的最高追求。投入大量的人力、物力和技术力打造电子政务平台也是为这一目的服务的。但很多人并不知道作为普通办公人员，如何结合自身水平和特点树立高效意识，并将其最终落实。

    作为非计算机专业的普通人员，最起码要做到两点：一是在建立文件夹时用人工分类的方法，将信息的类别层次进行科学归化设计，这样以后寻找相关信息就会有的放矢，直奔主题；二是必要的全文检索技术，有时所需参考的信息是分布在不同的年份、不同部门、不同类别的文件夹中，基本的全文检索知识就可以实现跨文件夹跨文件的文本检索与提取。这就是知识挖掘技术在非专业层面的最基本使用。

    我们可以用Editplus、Emeditor这样的小工具进行跨文件或文件夹的多文件同时检索，提取带有我们需要的关键词的例句，并详细列出该材料出现的文件夹或文件的路径，根据这些线索就可以进行深入挖掘。这几个小软件方便小巧，使用简单，只需设置检索路径即可，任何接触过计算机的人都可以很快掌握，但它们支持的文件类型少，另外，由于没有采用索引技术，在海量数据的全文检索方面速度慢。

    采用索引技术的全文检索工具如百度、Google、MSN、Yahoo的桌面搜索系统。这些软件最突出的优点就是在操作简单方便的基础上，采用了自动索引技术，经过一次索引的海量文件，检索速度可称为零等待。另外，这些软件支持的文件类型多，包括Word、Acrobat、WPS、邮件、网页、即时通讯等文本型的结构型的数据，也包括音频、视频、图片、压缩包等半结构型或非结构型数据，是全方面的高速检索系统，使用非常简单方便。

    有了这些小工具，非专业人员也可以使海量数据价值从隐藏状态、潜在有用状态初步呈现出来，从而发现那些反映同类共性特点的广义型知识，反映事物区别性特征的差异性知识或特征型知识，反映事物相互依赖关系的关联型知识，推测事情未来发展的预测型知识，反映异常现象的偏离型知识等，这些知识或知识线索将为总结前期工作、领导决策、制订新工作计划等提供决策依据。

    至于知识挖掘的高级应用，如采用决策树、遗传算法、人工神经网络、粗集理论、关联规则等方法都是非专业办公人员无须掌握的，如果有需要，单位一般会组织软件公司的人开发，办公人员只需掌握终端操作方法。比如信访部门的信息挖掘系统就会利用一个主题词表进行文本自动分词，并综合根据词频等因素将来访信息中的热点问题自动归类，形成报告。

    五、专业意识

    很多人可能以为专业意识会要求非常高的技术能力。我们说，专业意识同技术能力并非总是划等号的，专业意识体现在我们日常工作的每一个小细节中，包括不起眼的地方，很多时候，并不需要掌握高超的技术，只要有专业意识指导自己积极、切实地工作。上面介绍的操作虽然非常专业，但在软件向导的引导下很快就可以实现，不需写任何代码，只需设置控件的几个相关属性，所以一定要打破对计算机技术的神秘感。

    比如，很多行业部门要和港台同行打交道，我们的文件如果发送给港台同行，很多人喜欢用Word提供的繁简转换功能将简体文件转换成繁体，但没有文字学知识的人可能并不知道，繁简转换并非一一对应的，比如简体字都是“后”，常用的繁体就有两个，“後天”和“皇后”，且词义无关，构成了简繁体的一对多关系。如果转化时都用一个“后”字取代，自动转换的结果会存在很多问题，发给港台同行引起尴尬的，因为在他们看来，这如同小学生犯的写错别字的错误,这将极大影响我们部门的形象。如果我们没有这方面文字知识，一个简单的繁简字对应软件，就可以辅助办公人员在Word自动转换的基础上进行精确的修改调整。

    再比如办公人员最熟悉的电子公文编排操作。由于办公文件需要多人审阅修改，有时要保留多人的修改结果，很多办公人员采用一个修改人员保留一个文件备份的做法，最后造成同一核心文件的大量冗余文件，如果我们Word的“保存版本”功能就可以顺利解决这一问题，对于同一份文件，它可以保存所有修改人的修改结果，随时在一个文件中进行切换，非常方便；再如一份文件常常不同部分要有不同页码设置，很多人采用封面一个文件，目录一个文件，前言一个文件，正文一个文件，一份统一的文件被四分五裂，其实只需在Word设置页码时,在不同的部分插入分节符，然后在不同的节设置页眉和页脚时，将“同前节”的设置更改一下就可以了……

    所以，办公人员在用计算机处理工作流程的每个细节中都要体现出专业意识，做一个计算机使用上的有心人。

    总之，电子公文处理中的这五种意识至关重要，它们之间也是相辅相成、浑然一体的。其中规范意识、法制意识是最重要的前提，安全意识是工作顺利开始的重要技术保证，而高效意识和专业意识则是工作核心。

    作者单位：山东烟台职业学院 
    责任编辑：杨  禹

（《应用写作》2006年第9期）

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