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（《应用写作》2005年第6期） 例文一 ××县工商行政管理局 关于新增合同制市场管理人员 着装经费问题的询问函 ×工商〔２０００〕３９号 市工商行政管理局： 根据市局２０００年８月２５日通知精神，我局经考试招聘录用合同制市场管理人员共８名，目前正参加市局统一举办的培训班学习，预计年底结束培训，明年初正式上岗。但对这些人员着装经费问题，我局不知如何解决，特致函询问。 请予函复。 二○○○年十一月二十日 例文二 ××市文化局 关于询问元宵节文化大集筹备情况的函 ×文函〔２００３〕５４号 ××区文化局： 根据２００３年市文化工作会议的部署，由你局牵头安排落实“××市元宵节文化大集”活动。按你局１０月初所报文化大集筹备工作进程表，２００４年元月底应全部安排就绪。日前接市府办公室《关于了解元宵节文化大集筹备进度的函》（×府办函〔２００３〕６３号），告知我局，主管市领导拟于２００４年元月底前去××区视察文化大集筹备工作进展情况，并听取具体汇报。该函同时抄送××区政府及你局。请你局速将大集筹备情况上报我局，并及时与区政府沟通，会同各有关部门，切实搞好筹备工作并做好汇报准备。 专此函达。 二○○三年十二月三十日 这两份行政机关之间的“询问函”，是有一定代表性的误例。例文一是发给上级机关的，例文二是发给下级机关的。类似情况，在基层公文运作中较为普遍。本文拟结合对这两份例文的评改，集中谈谈应如何正确认识“函”、规范使用“函”的问题，兼及党政公文“函”的区别。 “函”是使用频次较高的法定公文文种。国务院２０００年８月２４日发布、２００１年１月１日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定：“函”“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。据此，我们可以明确行政公文“函”的适用范围应为“不相隶属机关之间”。这一限定是国务院办公厅１９９３年１１月２１日修订、１９９４年１月１日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中首次增加的内容，《办法》则保持了这一限定，因此，行政公文“函”自１９９４年１月１日起，就不能再用于上下级机关之间了。这本是毋庸赘言的问题，但由于基层公文运作实际往往难以与相关规章、法规的修订、调整同步，加之许多基层行政机关在上下级之间进行相互询问、了解情况的工作沟通时，未能找到符合《办法》要求的行文方式，以致采取“两错相权取其轻”的做法，认为只有用“函”才勉强可以说得过去，于是在基层公文实际运作中，十年以来，上下级机关之间以“函”行文的例子便依然大行其道。公文学界的一些研究者明知道这种情况不符合《办法》规定，但也出于上述考虑而予以认可，并将此类误例引入书中、文章中加以讲解，致使这类明显不符合法规要求的行文方式被作为正例传播开去；同时，有作者还为这种不规范做法进行辩解，认为强调了《办法》对“函”适用范围的限定就是片面、错误地理解了公文文种的涵义。客观上，这是对《办法》中有关“函”的规定的一种忽视。如果说，基层行政机关在其公文运作中出现这种情况或可以“滞后”进行解释的话，那么，我们公文学界一些研究者编书撰文对此予以肯定，则为“失责”——未能切实负起指导公文运作规范化的责任。这确实令人十分遗憾！笔者曾在《切实负起指导公文运作规范化的责任》（载《应用写作》２００５年第二期）和《一份有普遍借鉴意义的询问函》（载《应用写作》２００５年第三期）两文中直率地论及此问题，希望能引起公文界的注意，诚盼此后的公文写作指导用书及相关文章能规范地对待这一基层公文实际中已较长期存在的不规范现象，切实地依据《办法》加以剖析，加以引导。法规不容曲解，不容忽视。类似上述不规范的公文运作状况长期得不到纠正，与我们一些指导用书和相关文章的误导有着直接的关系。笔者特不避重复，通过评改两份“询问函”，再次强调：行政机关上、下级之间询问、了解情况，不应直接相互发“函”，而应由其办公部门以“函”行文。这是多年来高规格行政公文运作实际已明确昭示的规范做法，我们应该予以充分重视，认真学习、借鉴，并推而广之。 依据《办法》，从这一根本性的认识出发，对例文一进行分析，我们就会发现，发文机关（××县工商行政管理局）向其行业主管上级机关（××市工商行政管理局）询问有关经费问题，可以有两种行文方式：一种是以“请示”行文，主送机关不变，因《办法》规定“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，而此事项符合“请求指示”的适用内容，用“请示”显示了高于“函”的发文规格，原文中“特致函询问”一句可删去，“请予函复”则改为“请予指示”；另一种是向市局计财科（向市局办公室也可）发“函”询问，因发文机关与市局计财科（或市局办公室）无上、下级的隶属关系，完全符合“函”在适用范围上的要求，原文除发文字号外（见下文），只须将主送机关改为“市工商行政管理局计财科（或“市工商行政管理局办公室”?雪即可。笔者认为，上述两种行文方式中，后者更直接，更切合行文内容要求，而且避免了发文不必要地升级。 例文二的发文单位应改为“××市文化局办公室”，发文字号中机关代字则为“×文办函”，序号亦应依所发函件编列，文中“请你局速将……”一句前应加“根据市局领导同志要求”之类语句以示业经授权，并将“我局”改为“市局”。 做上述修改后的两则例文，既体现了行文目的，又完全符合《办法》的要求。值得注意的是，例文二中所提及的××市人民政府办公室《关于了解元宵节文化大集筹备进度的函》（×府办函〔２００３〕６３号）就是相当规范严谨的行文。我们据此可以断言：公文实际运作中，根本不存在必须违反规定才能进行的情况。而一旦出现不规范情况，则应依照有关法规或规章去进行调整。这样做的前提是：全面了解、深入分析公文运作实际，熟悉法规或规章中规定的公文文种的使用与机关、部门之间的对应关系，同时善于结合有关规定，从高规格的公文运作范例中总结出规律性的认识和相应的规范做法。而这些尤其值得我们公文学界重视。 还应提及的是，例文一引用公文不规范，应先引标题，后引发文字号，如例文二中所引。 另外，例文一若以“函”行文，其发文字号中应加入“函”字，并采用“信函格式”，这是依据行政公文格式的国家标准所确定的文面形式，它有别于“文件格式”。当然，这里的“函”所显示的仅是“信函格式”和一般的行文规格，与公文文种“函”不能混为一谈。如果根据发文字号中有“函”字，而所用文种又是“批复”、“意见”等，就认为这说明了“函”可用于上、下级之间的“合理性”，则未免郢书燕说了。 上面笔者结合两则不规范的“询问函”对行政公文“函”被较为普遍地不规范使用的情况及有关错误认识进行了评析。应当强调的是，党的机关公文“函”，除“请求批准”的适用内容外，没有“适用于不相隶属机关之间”的全指限定，这是与行政机关公文“函”的重要区别。而从“函”这一文种的适用范围和适用内容上看，１９８７年２月１８日国务院办公厅正式发布、施行的《国家行政机关公文处理办法》，在“函”中增加了“向有关主管部门请求批准”的适用内容，１９９６年５月３日中共中央办公厅正式发布、施行的《中国共产党机关公文处理条例》，只在“函”中增加了“向无隶属关系的有关主管部门请求批准”的适用内容，而没有与１９９４年１月１日起施行的《国家行政机关公文处理办法》一样，增加“适用于不相隶属机关之间”的全指限定。据此，我们可以认为：《条例》的制发机关，是考虑到党的工作不同于行政工作的特点，而有意使党的机关公文“函”具有更为广泛的适用范围的。明确了这一点，我们在使用时，就必须严格区分党政公文“函”在适用范围上的不同，避免将二者混为一谈，这也有助于对行政公文“函”的正确认识和规范使用。 （《应用写作》2005年第6期） 作者单位：吉林省邮电学校 责任编辑：杨红星 |
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