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情况说明的写作方法和技巧

情况说明的写作方法和技巧

[作者:李展 来源: 应用写作杂志社 点击数:3077 更新时间:2015-6-4 15:53:08 文章录入:wangzhongkai]

情况说明是一种工作中经常用到的文体,当单位或个人需要对某项工作或某一问题、某一事件向公众、有关部门或个人作出解释说明时,都会用到。

情况说明有用于个人的,如公务员个人政审情况说明、个人工作情况说明、入党个人情况说明等。也有用于单位的,如甘肃省康县卫生局215日发出的《关于康县呼吸道感染性疾病防控工作的情况说明》、河南商丘市委宣传部官方微博224日发出的《关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明》,都是相关单位就某一具体事件做出的说明。

大多数情况说明是对问题、事件的解疑释惑,介绍问题、事件的来龙去脉,专业性不是很强。但也有部分情况说明专业性很强,比如财务情况说明、刑事案件和刑事诉讼中的情况说明等。

情况说明如果说明得当,可以及时解答疑惑,化解矛盾;如果说明不当,也可能会引发更多问题。在现实生活中,因表述欠妥而“抢占”媒体头条的情况说明,屡屡出现,引发争议。因此,情况说明的写作,是一件必须要严谨、慎重对待的事情。

一、恰当命题,一目了然

情况说明的标题,一般不用“情况说明”这样简单的几个字,而是多采用“关于××的情况说明”的格式,便于受众能够直接知晓说明的事项,获知必要的信息,并决定是否进一步了解具体内容。如《关于我国茶馆行业标准化工作及相关机构的情况说明》《关于四川省国土资源厅财政拨款“三公”经费2013年决算的情况说明》这样的标题,简单明白,受众易于作出阅读判断,从而节省时间和精力,更加符合人们的阅读习惯。

情况说明的标题也可以灵活多变,采用“关于××情况的说明”“关于××情况的专项说明”“关于××情况的公开说明”等。比如,《关于承诺履行情况的公开说明》《关于证券投资情况的专项说明》等。

有时,还可以在标题中加入单位名称。比如,《博乐市人民政府关于富达市场拆迁有关情况的说明》。

二、区分对象,准确称谓

情况说明在有致送对象的情况下要写明主送机关。比如,安徽省霍邱县王截流乡人民政府20141120日向霍邱县水务局报送的《关于王截流乡王楼村水渠、大塘项目规划的情况说明》,其主送机关就写明了是“县水务局”;某工程公司因拖欠工资造成部分农民工围堵市政府大门讨薪,市政府要求该工程公司上报一份情况说明,这份情况说明也需要写明主送机关是“××市人民政府”。

如果是向领导报送的情况说明,则可以直接采用称呼语。比如,某位同志因公外出,但相关支出票据丢失造成无法报销,需要向单位领导说明情况,并请求予以审批报销,此时的情况说明可考虑写为“尊敬的局领导”等。

如果是面向公众发出的情况说明,则不需要写出称谓。如,民政部20148月发出的《关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明》,因为面向的群体是公众,所以并没有主送机关或称谓;前文提到的《关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明》及时回应网络舆情,其面向的是广大网民,也没有主送机关或称谓。就某一事件向公众作出的说明,类似于情况通报。两者在写法上有相似之处,但从传播心理学的角度来看,情况通报代表一定的官方立场,具有权威性;情况说明虽往往也由官方发出,但具有平等性、亲和性,更易于接受。

三、介绍经过,实事求是

在写作实践中,除了财务情况说明、刑事司法中的情况说明等具有特殊要求外,多数情况说明并无特殊的专业性要求。但一般情况下,都包括背景介绍、事实经过、处理措施等几项内容。

(一)简明扼要说明背景

介绍背景是为了让有关部门、人员了解事情的前因,掌握更多背景资料,为顺利阅读后文、得出准确判断做铺垫。这些背景必须和要说明的事件密切相关,既要交代完备详尽,又要避免喧宾夺主。

比如,镇海区人民政府办公室网络发言人20121024日发布的《关于镇海炼化一体化项目有关情况的说明》一文,简明扼要地交代了镇海炼化一体化项目的年产量、工程概况、项目总投资、选址、占地等情况,指出项目的重要意义。同时,回应群众质疑的环境污染问题,有针对性地点明“炼化一体化项目按照环保部和省、市、区环保部门的要求,执行最严格的排放标准,采用先进的清洁生产工艺和技术,对工艺产品方案和主体装置组成进行优化,其中环保总投入约36亿元”,以便打消群众顾虑,化解矛盾。

(二)尊重事实说明经过

详述事情经过是情况说明必不可少的内容,要如实地把事件发生的时间、地点、参与人,以及事件起因、发展、结果等详细写出。这部分内容要求实事求是,尊重事情本来面貌,并突出主要问题和主要矛盾。比如,本溪市卫生局2013417日发布的《关于本溪市中心医院医疗纠纷情况说明》,详细写明了事情的整个过程:

患者张某,男,57岁,20134819:06,患者因饮酒活动后自觉心慌不适呼叫“120”急救,“120”救护车在接到指令后即刻出发。在接到患者后,患者及家属拒绝现场诊断及检查,要求住院治疗,急救车医生告知中心医院循环内科病房已满床,当晚无法再收治新患(近两年来中心医院内科病房人满为患,各病房实行报满床制度,并要求“120”和急诊在第一时间告知患者及家属),可以到急诊抢救室或留观室诊治,患者及家属知情后仍选择前往中心医院,“120”救护车于19:35将患者送至中心医院急诊门诊,患者到达急诊门诊后拒绝各项检查,只是强调要住院治疗且情绪激动,急诊医生再次告知病房已无法收治新患,并建议患者到急诊抢救室诊治(有急诊病志证明),患者及家属拒绝并自行离开医院(有监控录像证明)。当晚20:07,患者出现意识不清,患者家属再次呼叫“120”急救,“120”救护车于20:14到达患者家中进行现场抢救,但终因患者病情危重抢救无效死亡。

介绍事情经过,对事件的关键环节不能遗漏、不能随意添加、不能避重就轻、不能主次不分,更不能随意更改事实、伪造虚假信息和情节。在用词用语上要认真推敲、细加斟酌,避免出现歧义、误解,甚至引发更大争议。

就一些工作进行的情况说明,只需要交代清楚具体内容即可。比如,《关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明》就从“新式残疾军人证基本特征”“新式残疾军人证防伪标识”“新式残疾军人证真伪鉴定”三个方面做了说明。

(三)简洁明了说明处置

针对一些事件的情况说明,要明确写出处理措施、处理结果和现状等。比如,睢县网2015226日发布的《网曝睢县中医院医生被逼喝尿事件的情况说明》一文,明确写出了处置措施:

22115时,睢县公安局接到报警后,立即组织警力赶到现场处置。事件发生后,当地党委、政府高度重视,及时慰问、看望当事医生,并迅速成立了由多部门组成的事件调查组。

224日,公安机关根据查证事实,依法对涉嫌犯罪的轩某、许某以涉嫌聚众扰乱社会秩序罪予以刑事拘留,轩某、许某、许某某被取保候审。另,涉案人员亲属已向当事医生赔情道歉。

同时,该文还回应网民关注的焦点,点明“根据公安机关调查,经当事医生证实,在整个事件中有一名死者家属扬言让医生喝尿,但并未发生医生被逼喝尿的情节”。

此部分的写作,尽量言简意赅,避免花费大量篇幅。201512日,某市道外区太古街727号一日杂品仓库发生火灾。次日,该市公安局官方微博发布情况说明,全文共585个字,其中,表达“领导高度重视”的内容占去258个字,将近一半,引来广泛批评。此类现象时有所见,不仅无法起到消除公众疑问、说明真相的作用,反而带来了更大的负面影响。

四、妥善落款,凸显权威

情况说明的文后,均要有落款。落款既要写明发文机关,显示权威性,也要注明时间,增强时效性。一般情况下,还需要加盖公章,表明真实性。如果是个人作出的情况说明,署名时可以采用亲笔签名。

在网络舆论和新媒体日益活跃的今天,情况说明使用范围不断扩大,受到的关注程度也越来越高。它对于回应舆论热点和民众关切、传播正面信息、抵制谣言等具有积极意义,因此,撰写好情况说明十分重要,各种机构和单位的文秘人员均有必要掌握其写作方法和技巧。

 

(作者单位:郑州铁路职业技术学院办公室)

编辑:杨红星

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