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情况报告的宏观结构与微观构成要素分析

情况报告的宏观结构与微观构成要素分析

[作者:王仕英 来源: 应用写作杂志社 点击数:2752 更新时间:2015-11-3 14:14:36 文章录入:yyxz]

根据《党政机关公文处理工作条例》,报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。基于此功用定位,报告通常分为三种类型:工作报告、情况报告、答复报告。后者容易分辨,但前面两类容易混淆,为此,有必要对工作报告和情况报告加以区别。

工作报告是向上级汇报本单位工作开展情况、做法、经验及问题的报告。情况报告是向上级反映某种临时性情况、突发事故、重大事件的报告,这类报告主要是反映正常工作运转中出现的新情况、新问题、重大问题,针对特殊情况、突发事件、意外事故、个别重大问题的发生、应对、处理时使用的文种。简单地说,情况报告中所反映的“情况”,应是一种“非常情况”。与工作报告相比,情况报告突出的是工作中的“情况”,工作报告则注重工作的“全过程”。在信息化时代,情况报告的使用越来越普遍,本文着重对情况报告的宏观结构和微观构成要素作一分析。

一、情况报告的宏观结构

日常工作中,大家所见到的情况报告的主要内容通常包括:概况、发生情况的经过、后果、对发生情况的原因进行分析或定性、提出处理意见及应对措施等等。不管是什么情况报告都偏离不了这些内容,如果把这些内容进行归类,大致可以归纳为三个基本问题:出现了什么情况——“情”,为什么会出现这种情况——“因”,怎样应对这种情况——“策”。这与人们的思维习惯“是什么、为什么、怎么办”相吻合,当然这也是领导及上级机关最想知道的三个问题,自然也就形成了情况报告必须回答的三个问题,由此也就构成了情况报告所特有的三大板块的行文思路:陈述情况、分析原因、提出对策,归纳起来就是三个字:“情、因、策”。请看例文:

1:某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文(稍加整理)的总体结构如下:

一、事故简要经过

二、现场处置情况

三、事故原因分析

四、防范事故措施

从该文结构上看,前两个部分介绍的是事故发生的过程和目前处理情况,是从两个角度来表达事故情况的,反映的是“情”字;第三部分是对事故原因的分析,反映的是“因”字;第四部分是为防范事故而制定的措施、办法或策略,反映的是“策”字。该报告表面上看是四个部分,实质上是三个部分:情、因、策。

请再看一例:

2:《金川“7·9”矿难事故报告》一文的总体结构如下:

一、事故概况

二、事故单位基本情况

三、事故发生经过及抢救救援情况

四、事故原因及性质

五、今后防范措施及建议

从该文结构上看,第一、二、三部分反映的是情况,第四部分主要反映的是原因,顺带反映事故性质,第五部分反映的是防范措施及建议,属对策范畴。该文总体上还是分为:情、因、策三个部分。

以上两篇例文的宏观结构都包含三个部分:情况、原因、对策。不仅仅是这两例,平时我们工作中所见到的情况报告,只要对其结构稍加分析,基本上也都包含这三个部分。从逻辑结构上看,陈述情况、分析原因、提出对策三个部分逐层深入、层层递进,形成一个密不可分的整体,因此可以说,情况报告就是“情、因、策”的报告。

二、情况报告的微观构成要素

正如告知一件事情必须包含一些基本要素一样,向上级反映一个情况,也必须包含一些基本要素,比如:何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等。虽然写作者的思维习惯、表达的先后顺序、对问题的看法不同,各要素在文章中出现的形式、时机、先后顺序、详略程度也不尽相同,但不管什么样的情况报告,这些要素基本上都是应该具备的,否则,报告就可能出现信息不全。

3:某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文(稍加整理)的前半部分内容如下:

20××年119日(何时),207国道东安县大江口乡荣家村路段处(何地),一辆牌照为粤BC4985号中型普通客车(何人/物)翻入路边水塘(何事),造成一起死亡6人、重伤2人、轻伤6人的特大道路交通事故(何果)。

一、事故简要经过(对概况中的要素进行具体陈述)

119640分(何时,具体的时间),司机张××(何人,具体的人物)驾驶粤BC4985号中型普通客车(非营运),从深圳返回新宁,当车辆行至国道207线2739km+618m(东安县大江口乡荣家村路段)时(何地,具体的地点),撞上路边的树后冲出公路,翻入路边水塘(何事,具体的事情),车上人员张×、刘×、李×、陈×、宋×、熊×6人当场死亡,袁×、李××2人受重伤,已送往××医院全力抢救,目前仍然没有脱离生命危险,赵×、孙×、李×、周×、吴××、范××等6人受轻伤,车辆严重受损(何果,具体的结果)。

二、现场处置情况(从另一个方面反映目前的状况)

715分县交警大队接报后,大队长蒋××带领大队民警赶到现场,××县委、县政府高度重视,立即启动重特大道路交通事故应急预案,县公安局、安监、卫生等部门负责人迅速赶到现场,研究安排事故处理工作,全力抢救伤员。××市副市长朱××、省交警总队交管处林××处长、市交警支队周××队长相继赶到现场,指挥救援及现场勘查工作。现场成立了事故处理工作组,县委书记唐××负总责,下设伤员救治、群众思想工作、现场调查取证及善后处理三个工作小组,分工负责。由于组织有序,指挥得力,死伤者家属情绪基本稳定。

从前半部分结构看,首先是概况,概略地报告事故的大致情况,便于领导或上级机关及时掌握最终结果,这不仅是书面报告,也是口头报告必不可少的、开门见山必须陈述的内容。在概况里,把“何时、何地、何人、何事、何果”等微观要素简要地介绍一下,点到即可。随后,汇报事故的主要经过以及目前的状况。这是对概况中的微观要素进行具体的介绍,介绍的程度以清楚为宜,没有必要做过深过细的陈述。总的来看,前半部分是对宏观结构“情况”这一部分从微观上的陈述。

再来分析该文的后半部分:

4:某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文(稍加整理)的后半部分内容如下:

三、事故原因分析(分析何因要素)

经现场初步勘查,与部分乘客交谈了解的情况看,此次事故的主要原因是:

(一)疲劳驾驶。乘客反映:从1820时开始,司机一人连续驾车至事发地点,中途没有别的司机轮换,也没有休息,一人连续驾驶10小时40分钟。我国《道路交通安全法》规定,连续驾车超过4小时未停车休息或者停车休息时间少于20分钟的,视为疲劳驾驶。该交通法还规定“过度疲劳影响安全驾驶的,不得驾驶机动车。”该事故司机一人连续驾驶的时间几乎是疲劳驾驶时间的3倍,可见司机当时疲劳的程度。

(二)弯道超速。事发处弯道允许速度不超过50公里/小时,而事故车辆在五档位置,鉴定当时车速为60-80公里/小时。《道路交通安全法》规定“机动车上道路行驶,不得超过限速标志标明的最高时速。”在雨天路滑的情况下未保持安全车速,是导致翻车的一个重要原因。

(三)超员载客。该中型普通客车核载11人,当时实际载客14人。《道路交通安全法》规定“机动车载人不得超过核定的人数……。”超过核定载客人数为交通事故增加了不安全因素。

(四)路面管控不力。该车系非营运中型普通客车,从深圳非法载客营运经过广东及湖南部分地区,途中经过清远市2个检查站,未受到查处和制止;在清远一个一级公路检查站,下客2人,逃避了检查。

以上违规行为和不安全因素综合在一起,直接导致了此次特大道路交通事故。

四、防范事故措施(提出何策要素)

为深刻吸取“1·19”特大事故教训,预防和避免道路交通事故,确保春节道路安全、畅通,按照支队党委会议精神和《关于进一步做好春运期间道路交通安全工作》的紧急通知要求,大队及时组织学习,制订了防范措施。

(一)抓重点车辆管理。一是确定管控的重点。不符合客运要求的车辆、不遵守交通法规的驾驶人所开的车辆,在交通事故中所占比例较高,是管控的重点。监管人员必须做到:逢疑车必查,逢违法必纠。二是做好“三个查获”。查获达到报废车辆的坚决报废;查获无证驾驶的坚决暂扣,查获违法超载人员的坚决转运。加强对客运车辆的管理,深入客运企业,开展一次安全大检查,坚决清除不符合客运要求的车辆,及时消除营运车辆的安全隐患;加强对两轮、三轮摩托车的管理,严格查处无牌无证、超载摩托车,不戴安全头盔、超速行驶等行为;加强对农村短途客运车辆管理,坚决杜绝超员、非法载客等交通违法行为发生。

(二)抓重点路段管控。一是在事故多发地点悬挂警示牌、标示限行速度,提醒驾驶人注意交通安全;二是在交通高危地段,设立专人值守,严密监控车流情况,必要时及时进行调控;三是针对节假日人员出行量大、车流加剧的特点,在重点线路实行两车对开的巡逻模式,加大巡逻检查密度。

(三)抓道路隐患排查。要求各中队对辖区道路交通安全隐患进行排查,对发现的安全隐患,及时向相关单位或部门递交整改建议,争取及时完成整改或治理。对暂时无法整改到位的路段,大队派专人值守,通过定人、定时、定责的办法,确保危险路段行车平安。

(四)抓交通秩序整治。一是实行分片分段包干责任制,按照“谁主管谁负责、谁包片谁负责、谁包线谁负责、谁查车谁负责”的原则,进行责任倒查,追究责任人和领导连带责任,将全县18个乡镇所涉及的路段全部包干到9个股室中队,保证90%以上干警职工投入到交通整治第一线;二是加大对城镇、道路沿线安全行车的宣传力度,提高驾驶人员的安全素质;三是加大对路面日查夜巡的力度,加强早中晚不间断对道路的巡逻管控,切实做到白天见警车,夜晚见警灯,时时有巡逻,处处有监管;四是下大力严厉查处超载、超速、酒驾、飙车等严重违法行为。

从例文可以看出,原因、对策部分篇幅较长,这并不是说情况部分不重要,对于情况报告来说,情况部分当然是必不可少的,但原因和对策往往是公文的核心和关键所在。因为“分析原因”既是对“陈述情况”作必要的深化与拓展,又是“提出对策”的基础与依据;另外,情况报告中情况占相当大的比重,领导最关心的不是就情况谈情况,而是要刨根问底、找准病因、拿出对策,要举一反三、防患未然。因此,原因和对策部分是全文的难点和核心。

总之,情况报告从宏观上看,包含情、因、策三个大的部分;从微观上看,基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢?这也不一定。比如,有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求,有的要求在事发后1小时内上报,有的甚至要求边发现、边处置、边上报,在这么短的时间内要查明原因、制订措施,有时是难以做到的。例如,天津滨海新区爆炸事故过去了几天,仍未找到爆炸的真正原因。因此,有的情况报告,粗略地介绍原因和措施,甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的,应视具体情况灵活运用。正所谓:运用之妙,存乎一心。

 

(作者单位:桂林空军空降兵学院)

编辑:蔡宁涛

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