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公文中附注的标注方法

公文中附注的标注方法

[作者:李 展 来源: 应用写作杂志社 点击数:2409 更新时间:2016-4-1 10:15:27 文章录入:yyxz]

《党政机关公文处理工作条例》指出,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。其中的附注是指“公文印发传达范围等需要说明的事项”。这一表述简洁明了地指出了需要附注的内容。但在工作中,由于标注附注的情况比较少见,对附注重视不够,加之对公文领域的专业要求不甚了解,当遇到需要标注时,人们常常犯错或不知道该如何标注。实际上,标注附注并不是无章可循、无所依从。标注附注需把握以下四种情况:

一是标注信息公开属性。这是最为常见的一种形式。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》,信息公开可以分为主动公开、不公开、依申请公开三种。因此,一些党政机关公文需要标注附注,其内容多为“(此件主动公开)”“(此件不予公开)”“(此件依申请公开)”。主动公开的多是涉及公民、法人或者其他组织切身利益、需要社会公众广泛知晓或者参与、反映行政机关机构设置、职能、办事程序等的事项;不得公开的多是涉及国家机密、商业机密、个人隐私的政府信息。依申请公开的多是应公民、法人或者其他组织申请,经审核认定可以公开的特定事项。至于具体哪些公文可以公开,每一个单位都有自己的特定要求。比如,有的单位设定的公开方式及应坚持的原则为:“涉密文件不公开;纯系统内部事务类公文一般可设定依申请公开;属未定事项的请示、报告类公文一般设定不公开;行政审批类的批复类公文(指加盖厅印章的批复类公文)一般应设定主动公开;其他文件一般应设定主动公开,但也可依具体情况合理确定其它公开方式”。

在实际工作中,很多单位还有更为具体详尽的规定,比如,河北省国土资源厅(海洋局)下发的《关于进一步规范机关政府信息公开工作的通知》要求,需加注“公开方式”的文件包括党组文件(冀国土资党发,冀国土资函),此类公文一般不公开,但有关人事任免类的党组文件,应按规定及时向社会公开;上行文件,一般不公开。对该厅提交的拟以省政府或省政府办公厅名义下发的公文,承办处室应在该厅上报的请示或报告中就拟下发公文提出是否涉密或是否主动公开的意见;审批类公文,一般规定为主动公开;各类会议纪要、内部传真及机关党委和纪检室文件,一般不公开或依申请公开。

再如,江苏省监狱管理局下发的《关于进一步规范文件公开管理的通知》要求,文件起草部门需在文件上注明“此件在内网公开”“此件在内网、外网公开”“此件依申请公开”或“此件不公开”等字样。这样的规定把信息公开的要求前置,进一步强化了对附注的标注规范。

二是标注联系人和联系电话。200111日起施行《国家行政机关公文处理办法》明确要求,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。《党政机关公文处理工作条例》对此虽没有重申,但在公文实际制作和运转过程中,多沿袭这一要求,并在范围上有所扩大,即请示、函等用于请示、商洽工作事项的上行文、平行文,多在附注位置标注发文机关联系人、联系电话。比如,攀枝花市食品药品监督管理局201254日上报市政府的《关于呈报﹤攀枝花市小餐饮食品安全整规工作实施方案﹥的请示》,就标注了联系方式:“(联系人:×××,联系电话:3349×××)”。一些通知类公文,也常常需要标注联系人和联系电话,便于工作开展和推进。

关于公文中联系人和联系电话的标注,在实际工作中有多种方法。一种是作为正文的一部分,标注在正文的合适位置。比如,河南省教育厅、河南省财政厅20151030日下发的《关于做好河南省优势特色学科建设工程一期项目申报准备工作的通知》,按照“申报范围”“申报数量”“建设目标”“财政支持”“规划内容”“申报材料”“申报要求”七个方面排序,其中第七条“申报要求”共有三项内容,其第一项为:“请各高校于20151115日前将申报材料报送省教育厅高等教育处,逾期视为自动放弃。联系人:卢××、赵××、岳××,联系电话:0371-6969××××,6969××××;电子信箱:××××74@126.com”。这种方式比较常见。另一种是在正文下空一行左空两字标注。比如,交通运输部2015128日下发的《关于开展全国高速公路服务区文明服务创建工作的通知》,就在正文之下空一行,居左分三行分别标注了“联系人”“联系电话”“电子邮箱”等信息。这种标注方法在实际工作中也比较常见。

为了确保公文在运转中的时效性,有的单位还规定联系人不能为一般干部职工,需是本单位中层以上干部。比如,某市要求各局起草的公文,联系人须是副科级以上干部;各县报市的请示、报告,联系人须是副股级以上干部。

三是标注公文的传达范围。公文的传达范围由发文机关依据事项的保密程度、重要性等确定,这样的公文多是密级文件,依照国家保密法规规定需要严格控制阅读范围。其常见的附注形式为“(此件发至××级)”,比如,“(此件发至省军级)”“(此件发至全军师以上单位卫生部门)”“(此件发至地师级)”“(此件发至县团级)”“(此件发至县级人民政府)”“(此件发至乡镇级)”等。

有时,各单位还会根据实际情况,提出其他要求。此时,附注为多项内容,各条内容之间用逗号分隔。比如,中共河北省委、省政府印发的《关于实施农村面貌改造提升行动的意见》就标注“(此件发至县处级,由各县翻印发至县直部门及乡镇、村)”;某大型国有企业下发的《关于印发﹤领导下基层开展调研活动贯彻反对“四风”工作要求的指导意见﹥的通知》标注为“(此件发至各基层党委,并可上网)”等。

四是标注保密要求。这是针对一些内部文件或密级较高的文件作出的附注。比如,标注“(此件不得翻印)”“(内部文件,不得外传)”“(此为保密文件,阅后请销毁)”等。

传达范围和保密要求都是出于文件安全考虑,因此,有时两者会结合起来使用,比如,“(此件发至县团级,注意保密)”“(此件发至县团级,不许翻印,不许传抄)”等。

对于一些不涉密的公文,有时会标注“(此件可见报)”“(此件可上网)”。有时,根据实际工作需要,还会标注“(此件只发电子文档)”等。

关于附注的标注位置和格式,《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)指出,“如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行”。其字体、字号同公文正文保持一致,一般用3号仿宋体字。

在标注附注时,需要准确把握其与附件说明、附件的区别。三者均是公文主体部分的重要组成项目,但各自的含义和用途不同。“附件说明”指对公文附件顺序号和名称的说明,公文如有附件,要在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ××××××”);附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料,附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订;“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行;附件标题居中编排在版心第三行;附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致;附件格式要求同正文;如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。相比较而言,附件对正文的补充作用更为重要,附件内容有时甚至就是公文的主要内容,也可能是对公文主体进行补充说明的图表、统计数字等,附件的份量重、内容也多。

标注附注最常犯的错误:一是出现格式错误,没有用括号把内容括起来;二是出现位置错误,没有居左空两字编排在成文日期下一行。

 

(作者单位:郑州铁路职业技术学院)

编辑:蔡宁涛

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