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再谈公文的附件与附件说明

再谈公文的附件与附件说明

[作者:苏武荣 来源: 应用写作杂志社 点击数:167 更新时间:2017-11-2 13:51:24 文章录入:zhoudong]

2016年第8期《应用写作》刊登了笔者的《正确认识公文的附件与附件说明》,该文对公文的附件与附件说明的规范化标注、公文附件的附件分层标注等提出了处理方法,引起了广泛关注,该文在《应用写作》杂志网站(http://www.appliedwriting.com)点击量也很高。许多读者希望了解有关附件与附件说明更详尽的细节。

一、转发文要不要标注附件说明

《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)明确规定,正文是“公文的主体,用来表述公文的内容”,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。被转发文是公文的主件,承载着公文的主要的、核心的内容,并不是公文正文的说明、补充或者参考资料,因此,我们不能把转发性通知看成是带附件的公文。实际上,转发性通知属于复合体公文,其正文在形式上由两部分构成,一部分是转发文本身,另一部分即是被转发文,它们共同构成公文的正文。如转发文《福建省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于进一步加强“地沟油”治理工作意见的通知》(闽政办〔201757号),省政府办公厅将被转发文《国务院办公厅关于进一步加强“地沟油”治理工作的意见》(国办发〔201730号)转发给所属各市、县(区)人民政府以及省政府各部门、各直属机构,并提出6点要求一并贯彻执行。

《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 97042012,以下简称《格式》)规定,公文如有附件,应当标注附件说明。既然被转发文不作为附件,自然就不用在转发文中标注附件说明。

二、转发文的附件位于何处,如何标注附件说明

在公文处理实践中,被转发文常有附件,有时转发文也有附件,这个“附件”应附于何处、如何标注,《条例》和《格式》都没有给出相关规定。笔者结合公文处理工作实际,提出几点看法。

1. 转发文附件的位置

当转发文、被转发文都有附件时,被转发文的附件应该位于被转发文之后、版记之前,这是没有异议的。而转发文的附件是位于转发文之后、被转发文之前,还是位于被转发文的附件之后、版记之前,看法不一。笔者认为,转发文的附件位于转发文之后、被转发文之前,转发文的附件与转发文紧密相连,形成一个整体,也便于标注各自的附件说明。若将转发文的附件位于被转发文的附件之后、版记之前,转发文的附件与被转发文的附件相连,不便于标注各自的附件说明,容易造成混淆。

2. 转发文与被转发文附件说明的标注

转发文与被转发文附件说明的标注,可根据实际情况,采用不同的处理方法。

情况一:转发文没有附件,被转发文只有一个附件。

这种情况可以按照公文的正文与附件的位置关系与标注方法处理被转发文的附件,在被转发文的正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。位置排列为转发文、被转发文、被转发文的附件。

情况二:转发文有一个附件,被转发文没有附件。

当转发文按照被转发文的要求,提出工作要求并制定任务分解表或要求填报数据表格时,就会出现被转发文没有附件、转发文有附件的情况。转发文有一个附件时,可以直接在转发文的正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。位置排列为转发文、转发文的附件、被转发文。

情况三:转发文有一个附件,被转发文也有一个附件。

这种情况可分别在转发文、被转发文的正文下空一行标注各自的附件说明。位置排列为转发文、转发文的附件、被转发文、被转发文的附件。这时,转发文及其附件、被转发文及其附件位置分明,加之各自的附件标题不一样,附件说明也不会引起歧义。

情况四:转发文有一个附件,被转发文有多个附件。

这种情况可在转发文的正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。被转发文的正文下空一行,使用阿拉伯数字标注被转发文附件顺序号(如“附件:1. ×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。位置排列为转发文、转发文的附件、被转发文、被转发文的附件1、被转发文的附件2、被转发文的附件3

情况五:转发文有多个附件,被转发文只有一个附件。

这种情况可在转发文的正文下空一行,使用阿拉伯数字标注转发文附件顺序号,在被转发文的正文下空一行标注被转发文的附件说明。位置排列为转发文、转发文的附件1、转发文的附件2、转发文的附件3、被转发文、被转发文的附件。

情况六:转发文有多个附件,被转发文也有多个附件。

这种情况可分别在转发文、被转发文的正文下空一行标注各自的附件顺序号。位置排列为转发文、转发文的附件1、转发文的附件2、转发文的附件3、被转发文、被转发文的附件1、被转发文的附件2、被转发文的附件3。与情况三类似,附件位置分明,各自的附件标题不一样,附件说明也不会引起歧义。

3. 转发文的版记

一般被转发文后面都有版记,转发时应当去掉被转发文的原版记,转发文应当标识自己的版记。通常,应当去掉被转发文的版头、印章和版记,只保留其标题、正文、发文机关署名、成文日期等部分。

转发上级机关公文时,在其标题下一行标明其发文字号,在该公文的落款处写上其发文机关署名和成文日期。

转发同级机关的公文时,应当去掉原发文机关标志和版记,其标题一般不冠机关名称,在标题下一行注明机关名称。

三、会议纪要能否带附件

不少读者疑惑,会议纪要能否有附件。答案是肯定的,在实际工作中,也有这种需求,如某专题会议研究中提出要成立专项工作领导小组,在该会议纪要中需要将专项工作领导小组人员名单作为附件。这时,附件说明应放在什么位置?

纪要格式作为公文的特定格式,《格式》规定,标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。从标注出席人员名单的要求中,可以看出,会议纪要如有附件,其附件说明应标注在正文下空一行、出席人员名单之前。

四、哪些公文不能当作附件 

前已述及,被印发、被转发、被批转的文是公文的主件,是公文的重要组成部分,并不是公文正文的说明、补充或者参考资料,不能当作附件。

公文标题中出现“发布”“公布”字眼,明确宣布某事项的公文,其发布、公布的对象不能当作附件。如《国务院关于发布第九批国家级风景名胜区名单的通知》(国函〔201740号),“第九批国家级风景名胜区名单”不作为附件。与之类似的,公文标题中出现“报送”的公文,其报送的对象不能当作附件。

政府令在形式上一般由两部分构成,属于复合体公文,一部分是“令”本身,另一部分即是公布的内容,它们共同构成公文的正文,公布的内容不能当作附件。如:《中华人民共和国统计法实施条例》(国务院令第681号),“令”本身只有一句“《中华人民共和国统计法实施条例》已经2017412日国务院第168次常务会议通过,现予公布,自201781日起施行”,公布的正是公文的主件《中华人民共和国统计法实施条例》。又如:《国务院关于修改〈建设项目环境保护管理条例〉的决定》(国务院令第682号),“令”本身只有一句“《国务院关于修改〈建设项目环境保护管理条例〉的决定》已经2017621日国务院第177次常务会议通过,现予公布,自2017101日起施行”,公布的正是公文的主件《国务院关于修改〈建设项目环境保护管理条例〉的决定》和修订的《建设项目环境保护管理条例》。

 

 (作者单位: 福建省政府办公厅)

编辑:蔡宁涛

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