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强化审核把关 提高公文质量

强化审核把关 提高公文质量

[作者:苏武荣 来源: 应用写作杂志社 点击数:837 更新时间:2018-1-31 21:09:08 文章录入:zhoudong]

公文代表着一个机关的形象,公文的质量决定着发文的效果。在一个发文过程中,审核工作贯穿始终。强化公文审核把关,对于确保公文顺利运转,全面提高机关工作效率和服务质量,保证公文的合法性、权威性、严肃性、准确性和规范性都具有十分重要的意义。

一、把好行文关,确保发文必要性

1.从发文必要性角度把关。《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第二十条规定,公文文稿审核重点的第一点是“行文理由是否充分,行文依据是否准确”,这是公文审核的首要任务。

在行文理由方面,《条例》第十三条规定,“行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性”。是否需要发文、需要以什么形式发文,是审核的第一步。

在行文依据方面,《条例》第十四条规定,“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。行文的前提,是其隶属关系;行文的基础,是其职权范围。隶属关系是指本级机关在其组织系统中所处的地位及其与上级机关、下级机关之间的工作关系。职权是指本机关在其组织系统中所负有的职能和所具备的权力。职权既是各级机关处理本机关治理范围内有关公务的必要条件,又是处理与有关公务相关公文的根据。在本机关的职权规模内,应该行文而不予行文即是渎职;不在本机关职权范围内,不应行文反而行文等于越权。

2.从精简文件角度把关。坚持少发文、发管用的文,可发可不发的文坚决不发;能以电话、文件处理专用纸、文件办理通知单等形式进行答复、转办、征求意见的,不必行文。在贯彻落实上级文件精神时,要按照与上级党委、政府的发文形式相对应的要求,严格遵从上位规定,坚持上下对应,既不拔高也不降格发文,坚决防止和杜绝超规格行文问题。不得层层转发上级机关的文件,对上级机关发布的文件,如果本级机关没有具体补充意见和执行要求,不应转发,必要时可直接翻印下发。

3.从公文签批角度把关。公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效,未经法定签发人或其授权签发人签批同意的公文不具有效力。内容重要、涉及面广、对全局工作有普遍指导意义的普发性公文,以及报上级机关的“请示”“报告”“意见”等,由机关主要负责人签发。属某方面工作的公文,由机关主要负责人或经授权的其他负责人签发。涉及多个部门工作的联合发文,应做好会签工作,使各部门负责人均履行签批手续。

二、把好法律关,确保公文合法性

各级党政机关制发的公文,必须符合国家法律法规规定,反映本机关职权范围内的事项,不能违反法律法规。

1.合法性审查的范围和主体。开展规范性文件合法性审查,是推进依法行政、建设法治政府的重要内容。党的十八届四中全会提出,完善规范性文件、重大决策合法性审查机制,把所有规范性文件纳入备案审查范围。行政机关依照法定权限和规定程序,制定涉及公民、法人和其他组织权利义务,并具有普遍约束力的各类文件,均属于规范性文件。各级政府制定的规范性文件由本级政府法制机构进行合法性审查,政府部门制定的规范性文件由部门法制机构进行合法性审查。

2.合法性审查的程序。制发规范性文件,应在文件草案提交讨论决策前交由法制机构审查。文件起草单位要将规范性文件草案文本及其说明、公众意见和专家论证材料、制定依据(包括相关法律、法规、规章、国家政策、上级行政机关文件等)一并送交法制机构,进行合法性审查。

3.合法性审查的内容。主要包括:是否超越法定权限,是否违反法律、法规和规章规定,是否与上级政策或其他规范性文件相矛盾,是否违反制定程序等。

合法性审查不仅审查文件的制定权限、制定依据和具体内容是否合法,而且审查文件的制定程序是否合规;既审查文件的合法性,又审查其必要性、可行性,未经审查的不得提交讨论决策。

三、把好政策关,确保公文权威性

党的路线方针政策是我们进行各项工作的依据,也是公文制发最重要的政治原则。

1.审核公文的一致性。审核公文所反映和体现的基本立场、观点, 所提出的意见、措施、办法和要求, 以及所得出的结论, 是否符合党和国家的有关方针、政策,同现行有关规定有无矛盾。如,某公文违反税收法律法规的规定,不当规定了应由国家统一制定和调整的税收优惠、减免政策。

2.审核公文的连续性。审核公文与以往政策规定是否具有连续性,公文与以往政策规定是否出现矛盾,公文与以往公文在某些政策性提法上是否衔接。

3.审核公文的关联性。审核公文的内容有无政策界限不清,涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见,是否存在与有关部门的政策规定不衔接的情况,是否有政出多门、政策打架的情况。

4.审核公文的可行性。审核公文所提出的意见、措施、办法和要求是否切合实际,是否具有针对性、可操作性,所下结论是否恰当,理由是否充足等。对政策内容和出台时机,特别是可能产生的负面影响等是否进行部门评估或开展第三方评估,是否做好舆情应对方案,是否同步做好政策解读。

四、把好内容关,确保公文准确性

内容是公文的主体,公文内容质量的高低,是决定发文效果的关键。

1. 审核公文的主题是否鲜明。主题决定内容,主题是公文中所要表达的中心思想,是公文内容的核心。对公文主题不鲜明、目的不明确、说理不清楚的文稿,要提出具体的修改意见,退回拟稿单位进行修改。

2. 审核公文的结构是否严谨。所谓结构, 也叫谋篇布局, 就是按照公文的主题,处理好公文正文各部分和整体的关系,以及各部分之间的关系,使之组成一篇严密完整的公文。要重点检查文稿的组成部分、内在联系以及开头、结尾有无缺项,段落安排是否合理、层次是否清晰、过渡与照应是否恰当、篇幅是否合适等。要规范使用结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1. ”,第四层为“(1)”。

3.审核公文的材料是否可靠。所谓材料,是用来说明发文机关意图和行文目的所使用的事例、数据、引据等等。审核材料要看材料对于所表达的主题是否充分、必要,要核实引用的材料、数字是否准确无误。核实内容的完整性,通常从行文目的和内容上去研究,以便做到题文相符,完整体现发文机关意图。

4.审核公文的表述是否准确。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。公文内容要做到概念明确、判断恰当、推理正确、措词得体、褒贬得当,该两面说的不要一面说,该加限制词的不能省略,切忌模棱两可或者夸大其词。

五、把好文字关,确保公文严肃性

公文语言以实用为目的,主要特点是庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。

1.审核字词使用是否规范检查字的使用是否规范,确保无错别字、异体字和不规范简化字,公文中一般不使用繁体字。检查词的使用是否规范,确保公文用词恰如其分、搭配正确、通俗易懂,合乎语法规范。可以使用规范性简称,但不能随意简化、编造词语,尽量避免使用冷僻难懂、易引起歧义的词语。从维护公文严肃性、确保公文用语严谨规范的角度出发,公文中一般不使用网络语言。

2.审核标点符号、计量单位和数字等用法是否规范。公文中标点符号的用法应符合《标点符号用法》(GB/T 15834)国家标准的规定,计量单位的用法应符合《国际单位制及其应用》(GB 3100)、《有关量、单位和符号的一般原则》(GB/T3101-1993)国家标准的规定,数字用法应符合《出版物上数字用法》(GB/T15835-2011)的规定。

3.审核人名、地名、时间、段落顺序、引文等是否准确。审核人名要看姓名是否完整准确、职务是否正确,一般姓名在前、职务在后,职务后不加“同志”。公文中涉及的机关全称或规范化的简称是否准确。地名一般用全称,根据情况注明所在省、市、县。日期一般用阿拉伯数字写明具体的年、月、日,不能把“2018年”写成“18年”。段落顺序要确保不重复、不遗漏。引用公文应当先引标题,后引发文字号,第二次引用同一公文时,可用发文字号代替。未标注“公开”的公文,不得公开使用。

六、把好体式关,确保公文规范性

体式是指公文的体例格式。公文的体式关系到公文的运转效率和工作效能的发挥。公文格式是公文规范化的具体表现和主要标志,是公文质量、机关作风、工作水平的重要体现。

1.审核文种是否正确。文种选用主要依据发文机关的职权、层级、行文目的、隶属关系来确定,隶属关系和职权范围决定着行文关系,行文关系决定着行文方向,行文方向决定着文种选择和使用。常见的文种错误有:标题中缺文种,生造文种,文种重叠,请示、报告混用,平行机关之间错用请示、报告等。

2.审核格式是否规范。主要查看发文字号是否准确,密级和保密期限、紧急程度是否恰当,公开属性是否准确,上行文是否正确标注签发人,主送、抄送机关的范围是否合适,机关名称是否按照党、政、军、群、企顺序排列,在非涉密公文中是否不当引用涉密公文内容,有无附件,附件名称与附件说明是否一致,发文机关署名、成文日期是否准确,版记要素是否标注,公文用纸、字体、字号是否规范等。

3.审核行文是否符合规则。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。主要查看是否越级行文,是否按程序报送公文,是否直报领导同志个人,是否多头报件、重复报件,报告中是否夹带请示事项,一个请示中是否提出多个请示事项等。

 

(作者单位:福建省政府办公厅)

编辑:董 宇

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