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如何做好机关的办文办件工作

如何做好机关的办文办件工作

[作者:张瑞志 来源: 应用写作杂志社 点击数:5809 更新时间:2019-2-26 17:34:04 文章录入:zhoudong ]

(接上期)

二、办文办件工作中存在的主要问题

对照新修订的公文处理条例,机关办文办件中还存在一些问题和薄弱环节,需要引起高度重视,突出的有以下几个方面:

(一)内容提法不准确

这主要表现在有的不注意从政治上思考问题,一些重要表述提法不准确,容易引起歧义;有的没有认真与上级文件、领导讲话、形势政策“对表”,表述不规范;有的引用重要文件、法律法规和领导批示、原文不一致,或断章取义,或有出入;有的关注形势不够,想问题、提建议没有站在全局上思考;有的对上级指示精神吃得不透,提出的意见建议不符合领导意图;有的了解掌握情况不全面,与事实不太相符;有的条理不清晰、层次不分明,核心内容没写明白,文字逻辑混乱;有的文字表述不严谨,存在用口头语代替书面语、用方言土话代替标准语言等问题。这些情况在实际工作中,都会有所反映,比如,有一个处理问题的件,由于对党、国家和军队方针政策以及有关规定掌握得不准,提出的处理意见不符合政策规定,被领导退回来,作了很大修改,基本上推倒重来。还比如,有的件中,对50万元以下工程项目不招投标就直接指定施工单位,与审计监督要求不相符合。再比如,有的件提出经费开支从家底经费支出,但上级已经冻结家底经费,事情办“夹生”了。

(二)情况研究不深透

一些件之所以质量不高,与工作研究不深不透有很大关系。有的筹划工作或起草文电时站位不够高,没有从工作全局出发,考虑业务工作多一些,与上级决策指示对不上路子;有的关注形势不够,把握工作时机不好,造成呈报事项与当前形势和阶段性工作任务不协调、不吻合;有的对一些政策性、专业性强的工作没有研究透,处理问题的意见缺乏政策依据,让领导不好定夺;有的没有认真研究工作中遇到的矛盾问题,提出的解决办法不科学,甚至没有提出本部门的倾向性意见,有一种让领导“看着办”的感觉;有的对实际情况掌握不够准确,若明若暗,对策措施缺乏针对性、有效性。比如,一个单位就借款事上了一个件,对于借多少、怎么用,没有认真把握政策依据,结果被研究了一次又一次,多次作出调整。再比如,一个部门拟协调上级机关将一栋楼调整给一个单位使用,但提出的需求、理由、依据等论证不充分、不实际,站不住脚,事情没有办成。

(三)文种格式不正确

军用公文种类包括命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、纪要12种;公文格式包括份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、无正文说明、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印制份数、承办说明、印发机关和印发日期、页码等20个要素。每个文种都有特定的使用范围,每种公文都有固定的体例格式,但有的在起草和印制时执行不严格。有的对无需请示审批的事项,也使用呈批件;有的上行文、下行文用的是同一种文头;有的文件该用正式公文的用了非正式公文,该报呈批件的报了白头件,该用“批复”的写成“通知”,该用“函”的写成“批复”,该用“请示”的写成“报告”,该用“报告”的写成“请示”;有的涉密文件不标“密级”和“份号”,有的虽然标了密级,但标准掌握得不准;有的紧急公文不标注紧急程度,标题不加文种;有的文件缺少无正文说明、印制数量、承办人、联系电话等文尾标注;有的字体、字号、字距、行距没有按规定处理,两个字的姓名中间没有空一个字符,存在随意性等。《军队机关公文处理工作条例》对公文处理工作进行了全面系统的规范,出现这方面错误,不是不懂不会的问题,根本的还是责任心问题。比如,报告参加会议情况、调查研究等事项,按规定没有请示事项应使用白头件,但是有的还使用呈批件形式呈报;公文格式改版后,明确函只能是机关局对局、处对处,有的还以处名义给某一个局机关发函;有的要素标识不恰当,份号没有按规定标识虚位,份号、签发人姓名及版记仍使用3号仿宋体,版记中的分隔线没有区分粗细线;有的发文机关标志混用,对什么情况下带“文件”二字搞不清楚(制发全局性、规范性、指导性、长远性公文,应标注“文件”二字)。还比如,有的以局名义发函,使用的却是部版头的信笺纸;有的发文把版记放在附件之前,实际应该放在全文最后。

(四)基本要素不全面

有的事项背景信息介绍不到位,对涉及的其他问题要么避而不谈,要么三言两语,自己清楚但别人看不懂;有的涉及经费事项,只说多少钱,没说从哪里出,也没有详细预算;有的报件有主件无附件,或者附件不全;有的没有附上代拟稿或文电稿,造成一项工作多次请示、重复补报;有的文字表述过于简单,什么事、怎么干、谁来干等关键要素缺胳膊少腿,或多或少地存在遗漏。比如,有的件中没有把有关情况讲清楚,领导看不懂是怎么回事,报上来之后不敢签。还比如,有个召开会议的件,开会的原因理由、时间地点、参加人员、要解决什么问题、具体程序安排、领导讲话稿准备、经费保障等,要么没有写清楚,要么写得不准,造成多次改件和补件,耽误时间,影响效率。再比如,有的需领导签批的财务票据金额中,只有小写金额没有大写金额;有的件中提出要外聘人员,但没有附协议合同。

(五)办件校改不细致

这是个老生常谈的问题,虽然机关在这方面下了很大功夫,但出错现象时有发生,有的甚至是低级错误。有前后错行的,有错字、别字、掉字的,有标点符号运用混乱的,有前后表述不一致的,有装订漏页、倒页的。有的比较注意正文部分,但却忽视大小标题、开头称呼、字号、落款、成文日期等,结果造成差错;有的机械套用以往办件存底,造成呈报的件中领导已经退休、落款的时间还是老时间,搞“穿越”了;有的修改文稿时,前文修改了,后文没改,文件改了、附件没改,关键性表述领导改动一处、其他处没有全文联动改;有的错字、别字、丢字、多字,把十九大精神写成十九大会议精神;有的前面用“2016年”后面又出现“16年”;有的数字分项与总数不一致,经费前面用“元”,后面又用“万元”;有的对人名、单位等疏忽大意,凭印象、靠推断,没有认真核对,拿出来的东西不准确。比如,有的件中把“2017年工作”写成“2107年工作”、把“春秋常服”写成“夏秋常服”,有的甚至把呈批件中的“当否,请批示”直接复制到函稿里。再比如,有的没有及时对表,十九大后还沿用“党在新形势下的强军目标”等老的表述。还比如,有的给领导报送的会议纪要,后几页装订反了。

(六)办理程序不规范

按程序办文是机关工作的基本要求,但在实际工作中有的同志坚持得不够好。有的重要事项没有预先请示领导,就直接上件或办理;有的报送的领导有差错,分管领导漏报、无关领导多报;有的不按“一文一事”的要求报请示,请示一个问题又涉及其他问题;有的行文内容涉及其他部门职权范围内事项没有协商,或未达成一致意见就行文;有的以部门名义向领导行文、以领导名义向机关部门行文;有的需要会签的文件,没有会签就上报,致使领导无法审批;有的需要以上级机关名义行文的,不在请示中说明理由,也不附代拟稿;有的不按正常渠道办文,非专报件不经文电秘书直接报送领导;有的从领导处直接取回批件,未告知办件秘书登记注销,也没有交给保密室存档,散落在个人手中,不符合档案资料管理规定。比如,有的报件没有走正常办文程序,越过核文部门直接送件,由于少了一道把关,差错没有及时发现,被领导严肃指出。再比如,有的件返聘退休干部不经过干部部门、借调兵员不经过兵员部门、动用机动费不经过财务部门联签;有的件中所办事项涉及其他部门,没写清楚是否已协商,事前也没有通气就派任务抽人员。

(七)工作统筹不科学

主要是考虑不周密,有的内容相近、关联性强的工作没有统筹结合起来;有的工作安排不合理,任务过满、时间过急,节奏把握不好;有的办文办件前期抓得不紧,耽误时间很长,把原本可以从容办理的件拖成急件;有的件在部门滞留时间较长,直到上级催要情况才急忙上件;有的公文提前量留得太少,使机关核文把关和领导审批的时间很紧张,出现催着领导签批的现象;有的公文时限要求并不很急,却非要按急件进行处理,人为造成忙乱等。比如,有的检查内容、时间接近,相关部门没有很好地协调商量,都在争领导、争时间、争单位,各想各的事、各上各的件。再比如,有的马上就要开会了,才给领导呈报会议材料,造成领导没有时间看;有的办件没有打提前量,听说要开党委会、办公会了,才急忙呈件搭车上会,不符合议事办公规定。

(八)办理工作不迅捷

有的件办理不及时,拖拖拉拉,很长时间没有回音,推一推动一动,领导不催不报,不到时间不报;有的工作积极性不高,责任心不强,领导交办的事项迟迟不见行动,出手的东西缺乏精雕细琢,满足于应付差事;有的对份内业务工作不靠前,全靠身边的同志加班加点,自己溜边当配角;有的缺乏主动干工作的劲头,该打提前量的不打提前量,该加班的不加班,拖到不能拖的时候才去干,结果匆匆办理,质量大打折扣,影响了工作效果。比如,有的办理下属单位请示事项拖延了较长时间,但报件中还说“近期,收到某某单位请示”;有的单位请示拨款,上的件领导已经批准,但由于机关人员没有及时办理,后来上级通知冻结家底经费,导致已批准的事项无法落实。还比如,有的对领导交代的事情不上心,马上就到最后时限了还迟迟没有动静,领导不催不问就不落实不反馈。再比如,有的等靠思想比较严重,办件不动脑筋,功夫下得不到家,拿个“半成品”就上报,总认为领导会审改把关,报上去让领导修改就行了,典型的偷懒耍滑。

以上问题,是工作中遇到最突出的、具有代表性的,我们在工作中要引起重视,有则改之,无则加勉,防止类似情况再次发生。问题既是导向,也是方向。如果讳疾忌医,那么办文办件工作就只能原地踏步、甚至退步,不仅工作很难出成绩上台阶,干部个人素质能力也不会有大的进步。我们要看到存在的问题、差距和不足,保持清醒头脑,增强责任感紧迫感,采取切实有效措施,下力气抓好这方面的工作,努力有新的进步和提高,使办文办件质量再上一个新的台阶。(未完待续)

                    

(作者单位:军委政治工作部直属工作局)

                                            编辑:王竹洁

 

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