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复核公文要“九看”

复核公文要“九看”

[作者:苏武荣 来源: 应用写作杂志社 点击数:475 更新时间:2019-9-2 8:57:01 文章录入:zhoudong ]

《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定,已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。笔者结合公文处理工作实践经验,将复核公文归纳为“九看”口诀,对每一份公文逐一对照复核,避免挂一漏万。

一看标题和签批

看公文标题是否准确。《条例》规定,标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。也就是说,一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。

看公文审批、签发手续是否完备。公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效,未经法定签发人或其授权签发人签批同意的公文不具有效力。内容重要、涉及面广、对全局工作有普遍指导意义的普发性公文,以及报上级机关的“请示”“报告”“意见”等公文,由机关主要负责人签发。属某方面工作的公文,由机关主要负责人或经授权的其他负责人签发。涉及多个部门工作的联合发文,应做好会签工作,使各部门负责人均履行签批手续。

二看主送和抄送

看主送、抄送机关是否合理,排列是否规范。《条例》规定,主送机关“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。其排列应按与公文内容相关的密切程度以及机关性质、职权和隶属关系排列,各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次,同一系统并列关系用顿号,同一系统非并列关系或不同系统用逗号。抄送机关排列顺序:首先是上级机关在前,其次为同级机关,再次为下级机关,最后为特别机关。同一级别的机关按照党、政、军、群的顺序排列。应合理确定公文分发范围,提高发文的针对性、有效性。

三看文种和文号

看文种是否正确。文种是公文标题中不可缺少的要素。《条例》要求起草公文应当“文种正确”。文种选用主要依据发文机关的职权、层级、行文目的、隶属关系来确定,隶属关系和职权范围决定着行文关系,行文关系决定着行文方向,行文方向决定着文种的选择和使用。

看发文字号是否准确。《条例》规定,发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目,它固定了公文在形成中的次序和位置,维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号,可方便地统计发文的数量。

四看密级和公开

看密级和保密期限是否恰当。根据有关保密法律法规和本行业规定的国家秘密事项范围,依据法定程序,将具备国家秘密构成要素的事项予以确定为国家秘密,并确定相应的密级、保密期限和知悉范围。

看公开属性是否准确。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和相关规定要求,行政机关在起草公文的同时,应当审查并明确该公文的公开属性(主动公开、依申请公开或者不予公开),并在公文的附注处注明其公开属性,如“(此件主动公开)”“(此件公开发布)”“(此件依申请公开)”等,未注明的为“不予公开”。

五看版头签发人

看版头要素是否规范标注。公文版头应按照《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 97042012,以下简称《格式》)规则,编排公文格式各要素。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,党的机关也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。根据公文送达和办理的时限要求,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

看上行文是否正确标注签发人。按《条例》规定,上行文由机关主要负责人签发。这既是对公文签发的要求,也是对“签发人”标注的一种要求。对上行文来说,“签发人”标识区域内出现的姓名,应是发文机关的主要负责人。所谓“主要负责人”就是指机关的正职或主持工作的负责人,也是通常意义上的单位“一把手”。所以,“签发人”标识区域内的领导人姓名应是单位“一把手”的姓名。

六看附件与附注

看附件名称与附件说明是否一致。《条例》规定,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。公文如有附件,应当标注附件说明。如有多个附件,应使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ×××××”)。附件应当另面编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

看是否正确标注附注。请示件应当在附注处注明联系人的姓名和电话,党的机关在附注处要注明公文的传达范围,政府信息公开的公文应在附注处注明公开属性。

七看落款和版记

看发文机关署名、成文日期是否准确。发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称以及印章应当一致。成文时间以领导人签发的日期为准;联合发文,以最后签发机关领导人签发的日期为准;电报,以发出日期为准。加盖印章要端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

看版记要素是否规范标注。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行。印发机关和印发日期为公文的送印机关和送印日期。信函格式版记不加印发机关和印发日期。

八看层次小标题

看文中结构层次是否规范。《格式》规定,文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。一般第一层小标题用黑体字标注、第二层小标题用楷体字标注、第三层和第四层用仿宋体字标注。第一层“一”后面用的是顿号“、”;第二层“(一)”后面和第四层“(1)”已有括号,后面不再跟标点符号;第三层“1”后面是下脚点“.”(该符号属于外文的标点符号)。段落顺序要确保不重复、不遗漏。

九看正文错别字

公文审核的重点是把好发文关、法律关、政策关、内容关,在此基础上,复核公文应重点把好文字关、体式关。

看正文字词使用是否规范。检查字的使用是否规范,确保无错别字、异体字和不规范简化字。现在,文字输入主要有五笔类和拼音类两种输入法,五笔输入法易产生形状相似的别字,如将“账簿”打成“账薄”;拼音输入法易产生同音的别字,如将“深孚众望”打成“深负众望”。检查词的使用是否规范,确保公文用词恰如其分、搭配正确、通俗易懂,合乎语法规范。公文中可以使用规范化简称,但不能随意简化、编造词语,尽量避免使用冷僻难懂、易引起歧义的词语。从维护公文严肃性、确保公文用语严谨规范的角度出发,公文中一般不使用网络语言。检查标点符号、计量单位和数字等用法是否规范;人名、地名、时间、段落顺序、引文等是否准确;非涉密公文中是否不当引用涉密公文内容;字体、字号是否规范。

 

(作者单位:福建省政府办公厅)

编辑:蔡宁涛

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