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公文中标点符号的用法探究

公文中标点符号的用法探究

[作者:苏武荣 来源: 应用写作杂志社 点击数:4320 更新时间:2020-4-2 15:09:30 文章录入:zhoudong]

《标点符号用法》(国家标准GB/T 158342011,以下简称《用法》)明确指出,标点符号是辅助文字记录语言的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示语句的停顿、语气以及标示某些成分(主要是词语)的特定性质和作用。与一般的文学作品或文字记录不同,公文是具有特定体式的书面文字,公文的标点符号也具有特定的规则。下面结合《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)和《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 97042012,以下简称《格式》)探究公文中标点符号的用法。

一、版头部分

1.“发文字号”中的年份使用六角括号。《条例》规定,发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”,《格式》规定,年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入,不应使用中括号(即方括号)“[  ]”或方头括号“【 】”等。如果错用中括号“[  ]”,当引用公文时,先引公文标题,后引发文字号,标题后面的发文字号要用小括号(即圆括号)“( )”,则违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。

2.“签发人”后面加全角冒号。《条例》《格式》规定,上行文应当标注签发人姓名,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。同一份公文中,如果有两个及以上的签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,两个签发人姓名之间空一格,不用顿号“、”,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

二、主体部分

1.“标题”中不滥用标点符号。《条例》规定,标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,但并不是一律不用,必要时可用引号、括号、连接号等。

公文标题中使用标点符号时应注意:

1)标题中出现法律、法规、规章名称的全称时,应加书名号。如《国务院关于修改〈中华人民共和国外资保险公司管理条例〉和〈中华人民共和国外资银行管理条例〉的决定》(国务院令第720号)。法律、法规、规章等如为 “草案”“试行”,应在其全称之后、书名号之内用括号“( )” 注释“草案”“试行”。使用法律、法规、规章等的简称时,不加书名号。

2)标题中出现书名、报刊名时应使用书名号。如“关于做好《人民日报》《求是》杂志发行工作严格规范报刊发行秩序的通知”。

3)标题或标题中的某一部分有需要注释或说明时,应使用括号。如《国务院办公厅关于印发自由贸易试验区外商投资准入特别管理措施(负面清单)(2017年版)的通知》(国办发〔201751号);标题中出现带有括号的机构名称、公司名称时,应保留括号,如《国务院关于同意设立中国(上海)自由贸易试验区临港新片区的批复》(国函〔201968号)。

4)标题中出现缩略语或具有特定含义用语时,应使用引号。如《国务院办公厅关于印发“无废城市”建设试点工作方案的通知》(国办发〔2018128号)。

5)标题中有表示句子内部并列词语之间的停顿时,应使用顿号。如《国务院关于在市场监管领域全面推行部门联合“双随机、一公开”监管的意见》(国发〔20195号)。

6)有些标点符号如连接号、间隔号等,在标题中使用时,应予保留。如《国务院办公厅关于印发职业技能提升行动方案(20192021年)的通知》(国办发〔201924号)。

2.“主送机关”中注意顿号和逗号的区别。《条例》规定,主送机关“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。 其排列应按与公文内容相关的密切程度以及机关性质、职权和隶属关系排列,各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次,同一系统并列关系用顿号,同一系统非并列关系或不同系统用逗号,最后一个机关名称后标全角冒号。如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:”。

3.“正文”中应规范使用标点符号。《格式》规定,文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。一般第一层小标题用黑体字、第二层小标题用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。第一层“一”后面用的是顿号“、”;第二层“(一)”和第四层“(1)”已有括号,后面不再跟标点符号;第三层“1”后面是下脚点“.”,正如《用法》对序次语之后的标点用法所述,不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母或罗马数字做序次语时,后面用下脚点(该符号属于外文的标点符号)。按《格式》规定,公文中结构层次序数依次使用,不论是小标题,还是一段话,都是从“一、”开始用。公文格式中有些标点符号的运用,有其特殊性,有别于一般语法。

《用法》规定,标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。如:审议通过了《推进简政放权放管结合优化服务工作要点》《关于推行“一趟不用跑”“最多跑一趟”办事清单的通知》。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间(如引语或书名号之后还有括注),宜用顿号。如:“落实《关于加快推进居家社区养老服务十条措施的通知》(闽政办〔201767号)、《关于进一步促进养老机构健康发展十条措施的通知》(闽政办〔201768号)”。

《用法》规定,连接号的形式有短横线“-”、一字线“—”和浪纹线“~”三种。表格、插图的编号,某些产品的名称和型号,电话号码、门牌号码以及用阿拉伯数字表示年月日等连接号码,均用短横线,短横线比一字线略短,占半个字位置;标示时间、地域等的起止,用一字线,如:2020111日—15日,一字线比汉字“一”略长,占一个字位置;标示数值范围(由阿拉伯数字或汉字数字构成)的起止,用浪纹线,如:需要15~20天,浪纹线占一个字位置。

4.“附件说明”与“附件”不多用标点符号。《条例》规定,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。公文如有附件,应当标注附件说明,不能没有附件说明,也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等。附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排。“附件”二字用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,“附件”后不用冒号。如有多个附件,则在 “附件”二字之后紧跟附件顺序号,“附件”二字与顺序号之间、顺序号之后都不用标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

5.“附注”应使用圆括号。请示件应当在附注处注明联系人的姓名和电话,党的机关在附注处注明公文的传达范围,政府信息公开的公文在附注处注明公开属性。附注的位置紧接在成文日期下一行居左空二字,并在文字外加圆括号,回行时顶格。

三、版记部分

公文的版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等。

《格式》规定,如有抄送机关,“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐。同一系统内同级机关之间用顿号分隔,不同系统机关之间用逗号分隔,最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关排列顺序:首先是上级机关,其次为同级机关,再次为下级机关,最后为特别机关。同一级别的机关按照党、政、军、群团、企业的顺序排列。

 

    (作者单位:福建省政府办公厅)         

编辑:蔡宁涛

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