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正确使用公文附件中的表格

正确使用公文附件中的表格

[作者:寻栋梁 来源: 应用写作杂志社 点击数:1384 更新时间:2020-9-2 10:02:33 文章录入:zhoudong ]

作为公文法定权威性和组织约束力的外在表现形式,公文格式是党政机关公文处理工作中的重要一环,规范的公文格式不是人们随意强加给公文的,而是公文结构规律性的一种表现。公文格式规不规范不仅影响公文的质量和美观,更直接妨碍公文严肃性和实用性的发挥。自2012年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布《党政机关公文格式》(以下简称《格式》)后,我国各级党政机关的公文格式总体上是正确的,但也存在个别不规范性现象,表格的使用尤其是横排表格的排版就是其中之一。

一、编排公文表格是用Word还是Excel

对于一些办公条件较好的党政机关来说,公文排版有专门的定制软件,但对于更广大的基层机关单位来说,公文排版一般使用的还是Word,本文所述也仅针对以Word为工具的公文排版。

这就产生了一个问题,公文中如涉及表格,是应该使用Word还是Excel?《格式》中对此并未作出具体规定。但笔者认为,公文附件中如有表格,应首先使用Word操作。理由有二:第一,从性质上讲,Word是文字处理软件,是展示最终文字结果的处理工具,而Excel是数据处理软件,其最主要功能在于数据的处理,包括数据加工计算、统计分析、图表制作、信息传递与共享,使用Excel的主要目的不是展示一成不变的视觉结果,而是实时操作展示不同的数据处理结果。就公文文字的确定性、打印纸张标准的唯一性来说,无疑适合于使用Word展示表格内容;第二,从要求上讲,《格式》也有倾向性表达,《格式》在第三章中提到的“字”概念、“行”概念以及第五章提到的“一般每面排22行、每行排28个字”等等,这些概念都是Word中的概念。另外,根据中国公文写作研究会对“附件”的定义,“附件是附属于正文中的文字材料”,既然是文字材料,那表格也应该是文字性质的。因此,如果涉及表格,公文排版应该首选Word。当然,首选并不意味着必选,对于一些数据统计汇总表,可能Excel更为适合。这里仅就大多数情况而言,涉及表格,首选Word,这是其表格性质使然,也是公文要求使然,同时也有利于对版心、页码等公文格式要素的操作。

二、目前公文中横排表格的排版

一般而言,公文中的表格(包括横排表格)是作为附件的一部分编排于公文主体之后的,按照《格式》要求,其必须跟正文一起装订,一起编排页码。但基于文字排版和表格排版的大不相同,目前很多公文表格附件和正文主体的排版经常出现两个很大的差异:版心位置不同、页码位置不同。

(一)版心位置不同

《格式》中明确规定了公文内容显示区间。《格式》“5.2.1页边与版心尺寸”规定:“公文用纸天头(上白边)为37±1mm,公文用纸订口(左白边)为28±1mm,版心尺寸为156mm×225mm”。根据此尺寸及《格式》给出的式样可以推算出下白边为35mm左右,右白边为26mm左右。这里的“白边”可以理解为Word文档中“页边距”的意思。要强调的是,之所以要求留出如此的“白边”,一者是为了展示公文的严肃性,四周如此留白无疑让中间正文显得沉稳、庄重,便于阅读,观感较好;二者也是为了便于拟办、批示。这也再次说明,公文的格式要求并非无的放矢,而是公文处理工作的必然规律。但在现实排版中,很多公文处理者往往将《格式》的版心要求应用于公文的文字主体,而附件中表格等内容往往又是另外一种版心。比如为了让一页表格尽可能显示更多内容或者为了让表格内容不断行,经常会扩大版心,造成四周“白边”缩小,尤其是横排表格更是如此。这无疑从形式上造成了公文的主附分离,既不美观也不利于公文的处理,值得引起重视。

(二)页码位置不同

这里说的页码位置,特指的是公文横排表格的页码,因为竖版表格页码一般与公文文字主体页码无异。虽然《格式》中单独列出一章对表格页码作出了规定:“A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。”但在现实操作中,基于长久以来“页码在下边距”的印象,很多人并不理解“页码位置与公文其他页码保持一致”的真正含义,直接将页码编排在了横排表格的下方,有些是单双不分统一在横排表格正下方,有的是单页码排在横排表格的右下、双页码编排在横排表格的左下,这样的编排看似符合《格式》的要求,实际上这不仅违背了《格式》的真正要求,也背离了页码的真正性质。

就《格式》要求来说,附件表格“页码位置与公文其他页码保持一致”是就装订后的效果来说的,不是就编辑过程来说的。因为编辑横排表格和装订横排表格不是同一方向,在编辑横排表格页码的时候,页码如果编辑在横排表格下方,那么装订成册后页码就会出现在纸张的右侧。因此,只有在编辑横排表格时让页码编排在表格左下角(单页码)、左上角(双页码),才能真正保证在装订成册后,页码位置与公文其他页码位置一致。

而就页码性质来说,页码的真正作用在于定位要查询的内容。在翻动公文的时候,我们是把横排表格和公文正文一起纵向翻动的,此时横排表格页码编排在表格左下角(单页码)和左上角(双页码),保持和公文正文的页码一致,才能真正发挥出页码的查询、定位功能。如果横排表格页码编排在表格下面,装订成册后页码就会出现在纸张的右侧,这不仅不利于页码功能的实现,也会因为跟公文主体页码编排不一致,造成公文主附的断裂,影响公文的美观。

三、横排表格正确排版方法

(一)保持正常版心

既然附件属于公文的一部分,附件中如有表格尤其是横排表格,其版心要求自然跟公文主体一样。一般而言,在使用Word操作过程中,横排表格和正文内容是不会从属于同一节的(所谓“节”是Word中的专有概念,其作用是针对页面设置不一样的结果,一般同一节的页面效果是一致的)。在公文主体设置好版心后,需要在横排表格里再次设置其版心属性。

以金山WPS 2019为例,第一步,在需要加入公文横排表格的前一页的最后位置,点击上方“页面布局”选项,在“分隔符”处点击“下一页分节符”,这样会增加单独一页。第二步,鼠标放在新增加的第二页位置,设置纸张方向为横向,设置上下左右边距,根据《格式》中对版心要求,一般我们可以取上37mm、下35mm、左28mm、右26mm,装订线设置为位置“左”、宽“0”。如此即可保证横排表格版心合乎要求。

(二)规范横排表格页码

公文中横排表格的页码其实算不上一个难点。不过很少有人指出其正确做法,《格式》以及最权威的《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》也并未给出具体的编排方法,鲜有的出现具体方法的是中国法制出版社的《党政机关公文处理工作条例精解与范例》,但其方法只适用于一两页的横排表格,对于几十页和上百页的横排表格设置也是无能无力。另外,网上各种操作方法也同样无法应对批量的横排表格页码设置。

这里笔者介绍一种可以批量处理横排表格页码的方法。还是以金山WPS 2019为例,根据上述“保持正常版心”设置方法,设置好相应的横排表格版心、页边距。在横排表格内容已经输入完毕后,依次进行如下操作:

第一步,双击横排表格的上边距或下边距,鼠标依次放在上下边距处,取消上面选项卡位置处的“同前节”。接着点击在选项卡位置最右侧出现的“页眉和页脚”选项卡,点击“页眉页脚选项”,勾选“奇偶页不同”。这一步是确保横排表格单双页码格式不在表格下方,且设置页码不会引起前面页码的变动。

第二步,判断横排表格的第一张是单页码还是双页码,如果是单页码,则要在表格左下角设置页码,如果是双页码,则要在表格左上角设置页码。

第三步,假设横排表格的第一张是双页码,也就是偶数页页码。点击第一张横排表格的上边距,接着点击弹出的“插入页码”提示,选择页码格式“123”,位置“左侧”,应用范围“本页及之后”。此时会在表格左上角出现页码的文本框,点击该文本框,如果页码数字可与前文连续编排,点击“重新编号”,选择“页码编号续前节”。然后选择文本框里的页码数字,将其字体大小设置为正常格式,然后在其前后各加一横线和空格。接着点击文本框外面的旋转标示,将其顺时针旋转90°,并适当调整位置。如此,所有双页码均会正确编排。

第四步,找到第二张横排表格的页码文本框,将其旋转放在表格的左下角即可。

第五步,可以根据打印预览功能,浏览横排表格页码位置,并在主界面适当调整。

当然,如果使用的是Msoffice软件,横排表格的页码也是可以设置的,方法基本一致。以Msoffice 2016为例,先插入节,设置奇偶页不同,取消“连接到前一节”。唯一需要注意的地方是,要先在需要添加页码的位置增加一个竖版文本框,在文本框里添加页码,选择页码的时候鼠标放在文本框里,点击“当前位置”即可完成。

  

(作者单位:中共江门市委办公室)

编辑:董 

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