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评改一份报告

评改一份报告

[作者:杨桂芳 来源: 应用写作杂志社 点击数:8609 更新时间:2007-08-02 18:05:23 文章录入:jihua918]

(《应用写作》2004年第2期)

原件:

关于××110KV输变电工程增加投资的申请报告

××电力公司:
  我局农网二期建设改造工程,××110KV输变电工程项目,为与××城市总体规划相配套,市政府及市规划土地管理局要求该站110KV进线自北塔路北侧以110KV电缆入地至变电站内,长度约580米,由此引起该站投资较原科研报告投资增加284万元(110KV电缆价格330元/米,电缆头6万元/个),请予批复。
  附件:投资估算表

                                                                                                                 二○○二年七月二十四日(印章)

评改:
  1.标题欠严谨,文种用错
  该标题事由“××110KV输变电工程增加投资”一语,可缩写为“工程增加投资”,工程本身是不能增加投资的,由此可见词语搭配不当。正文内容是说在原科研报告的基础上增加投资的,故可以改为“追加××110KV输变电工程投资”。
  从公文内容上看,其主要目的是请求上级批准追加投资的,结尾又冠以“请予批复”,期复性很强,显然是一份请示。文种选用报告就使得题不对文,是请示、报告混用现象之一。基层单位经常出现这样的错误,该用请示的时候用报告,并且生造出“申请报告”、“请示报告”这样的文种来。
  2.正文表达混乱,语气生硬,缺乏请示应有的特征
  通篇就一句话,把请示的理由与请示的事项和结尾混在一起,给人的印象不清不楚。请示的事项,即下级机关提出的具体请示事项,是请示件的重要内容,应从理由中剥离并用明确、简练的语言表述出来。
  有些文件的结尾即结束语,可省略,但请示的结束语决不能省略。因为它是期复性的公文,又是上行文,其期复性和上行文的语气在结束语上显示得很充分,所以不能省略,一般要单独占一行。该文没有单独占一行。
  该文作为请示,应该用谦恭语气。谦恭语气是说公文中语气应以谦虚和恭敬为基调。而本文“由此引起……,请予批复”语气不当,本文几乎通篇没有把角度转换过来,一直站在“理由”的角度叙述,没有把发文者本身的意图表达出来,所以读起来,语气显得不谦恭(虽然不是刻意的),颇有借地方政府要求或权威压自己领导就范的味道。作为下级向上级请示事项,这种语气的使用不当是非常忌讳的,有时会造成请示的事项无法得到解决的严重后果。
  综上所述,正文应改为:

关于追加××110KV输变电工程投资的请示

××电力公司:
  ××110KV输变电工程属我局农网二期建设改造项目,原计划投资为××万元。最近××市政府及市规划土地管理局要求该项目必须与××市总体规划相配套,明确××110KV进线自北塔路北侧以110KV电缆入地至变电站内,长度约580米,导致该项目投资较原计划增加284万元。为此,请求电力公司再追加284万元,以保证工程顺利进行。
  妥否,请批示。
  附件:投资估算表
  

(印章)

二○○二年七月二十四日

  原文中括号内的注解,附件《投资估算表》中应有,可省去。
  “请示”、“报告”是基层单位经常使用的文种,经常用,又经常用不好。总是用“报告”代替“请示”,用错文种,并且内容和格式都或多或少地存在如上诸多问题。所选《关于××110KV输变电工程增加投资的申请报告》是一份来自基层的具有代表性的病文,为什么会炮制出如此病文,很重要的一个原因,就是在发文办理时,草拟、审核、复核等关口没有把好。把好一关,就像过滤器一样,滤掉一些错误。只有经过几道关口的严把,才能保证文件的高质量高水平。

(《应用写作》2004年第2期)

  作者单位:宁夏电力党校
  责任编辑:杨红星
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