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从一则函的修改看函与常用书信的区别

从一则函的修改看函与常用书信的区别

[作者:覃育兵 来源: 应用写作杂志社 点击数:4589 更新时间:2006-08-31 20:48:25 文章录入:jihua918]
(《应用写作》2005年第4期)
  
  下面对一则不规范文章进行评析、修改,从而充分理解、切实掌握函与常用书信的区别,正确使用函这一公文。
 
××学校关于解决进修教师住宿的函
××大学校长办公室:
 
  首先,我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此,我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。
 
  事情是这样的,最近,我校为了培养师资,选派了五名教师到××学院进修。但因该院基建工程尚未完工,学校住宿紧张,我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下,我们情急生智,深晓贵校府高庭阔,物实人济,且有乐于助人之美德。因此,我们抱一线希望,  冒昧地向贵校求援,请求贵校救人之危,伸出援助之手,为我校进修教师的住宿提供方便。为此,我们将不胜感激?选有关住宿费用等事宜,  统按贵校的有关规定办理。
 
  以上区区小事,不值得惊扰贵校,  实为无奈,  望能谅解。最后,再次恳请予以关照! 
 
 
                                         ××学校   
                                      ××××年×月×日
 
  就内容而言,这份函对事情的交代是清楚的。但行文失范,用语错误,冗长拖沓,违背了函的写作要求。修改如下:
××学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函
 
××大学校长办公室:
 
 为培养师资,我校选派了五名教师到××学院进修,但因该院基建工程尚未完工,我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决。请贵校为我校五位教师提供帮助,解决其住宿问题。住宿费用等事宜,按贵校有关规定办理。
  请予支持为荷。
 
                                         ××学校    
                                      ××××年×月×日
 
  评点:不懂得函的内涵、作用、结构、语体特征,很容易违背函的写作要求,出现令人啼笑皆非的情况。仔细考察,原因在于人们对函与常用书信的区别存在错误理解,或将两者等同看待,或没有弄清楚它们的差别,因而失去函的写作规范。本文拟从如下几方面进行比较研究,  以资正确掌握函的写作技法。
 
  一、作用与发送方式不同
 
  根据《国家行政机关公文处理办法》的规定,“平行机关或不相隶属机关之间互相商洽工作,询问和答复问题,用‘函’。”具体地说,函是机关单位之间商洽工作、询问和答复问题,或向有关主管部门请求批准所使用的一种公文。如平级或不相隶属机关单位的公务联系;向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项;机关单位对个人的公务联系等,都应使用函。常常以邮递的方式发送。
 
  常用书信,是广泛运用于日常生活,以书面形式交流感情、反映情况、互相联系、商量事情的一种信件。它主要用于个人联系、私人事务和沟通感情。既可邮递、面呈,也可登载、张贴。
 
  二、正文结构不同函的正文由标题、主送机关、函请(复)缘由、函请(复)事项、结语、发文单位、成文时间组成;常用书信往往由标题?穴家信例外?雪、称呼、主体、祝颂语、落款构成。
 
  三、表达方式不同
 
  函是公文,公文崇尚实用,主要采用叙述、说明、议论的表达方式,讲究“清水出芙蓉,天然去雕饰”的平实语言风格,追求质朴的美,摒弃描写、抒情成分。而常用书信大多免不了使用描写、抒情的表达方式,可描绘三秋桂子、十里荷花之景物,可抒发流年似水、佳期如梦之感慨。“暮春三月,江南草长,杂花生树,群莺乱飞”是书信中的绝妙好词,如将其移植到函之中,则不妥当。
 
  四、篇幅长短不同
 
  函的写作,崇尚简洁,讲究“文约而事丰”、“美的东西都是简洁的”,言简意赅,干净利落,以清晰明了为上。而常用书信既可寥寥数语,又可洋洋万言,文章的长短全凭作者个人决定。
 
  总之,只有明确了函的概念、用途、结构、表达方式,并分清函与常用书信的差别,才能正确掌握函的写作要领,写出实用、简练、用语得体的函。
 
(《应用写作》2005年第4期) 
 
 
  作者单位:绵阳师范学院
  责任编辑:杨红星
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