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对一份转发性通知的评析

对一份转发性通知的评析

[作者:素朴 来源: 应用写作杂志社 点击数:11048 更新时间:2006-08-31 20:54:11 文章录入:jihua918]

(《应用写作》2005年第2期)

  例文
 
关于转发《×××市市政公用事业管理局
企事业单位机构改革实施方案》的通知的通知
机关各处室、各基层单位:
  
  现将市政公用事业管理局《×××市市政公用事业管理局企事业单位机构改革实施方案》的通知转发给你们,望各单位围绕此方案组织职工认真学习。
                                   
                                     ×××市供水公司
                                     2003年11月3日
 
  一、标题错误
 
  1.标题中标点符号有误,应去掉书名号。《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)第三章第十条第六款规定:“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。”指出了标题中使用书名号的两种情况:
 
  第一种情况:法规。法规性文件有如下特征:(1)国家制定和认可,其适用和遵守要依*国家强制力保证。(2)特定的形式,由国家机关用正式的文件(如法律、命令)规定出来,成为具体的制度。
 
  第二种情况:规章。规章即规定的章程,指国家机关、团体、企业、学校等对行政管理、生产操作、学习、生活等方面所制订的各种规则、章程和制度的总称。
 
  2.文种重复出现,应去掉一个“的通知”。因为从正文内容可以看出:本文所转发的是《×××市市政公用事业管理局企事业单位机构改革实施方案》,要求职工认真学习的对象也是该文件,所以标题中应突出重点。出现这种重复的原因,一是该发文机关对上级来文照抄照搬;二是缺乏认真分析和提炼。需要补充说明的是:并非所有这样的标题都是赘述,应该因文而异。上级机关向下级机关发文时往往用通知的形式引出,这种转发通知的写作方法一般有两种情况:
 
  第一种情况:转发通知的内容极为简练。“现将……转发给你们,希望……”这类写法实际上主要起引出下文的作用,该转发通知不是下级机关执行的重点,实际转发的文件是下级机关执行的重点,有经验的工作人员看完这类通知后,会马上说:“转发的文件呢?快往后翻看一下。”对这种通知,下级机关如果需要继续向基层处室转发,标题中只出现一次“的通知”即可。至于上级机关所提出的要求与希望可以在公文正文中采取转述的方式即间接引用的方式。例如:“为了贯彻《……》,上级领导特别向我们提出如下要求:……”
 
  第二种情况:上级机关所写的转发通知在正文内容方面有两个写作重点,一是引出所要转发的文件原文;一是借此机会向下级机关提出一些具体明确的要求、落实意见、执行措施、工作方法等。对于这类通知下级机关如果需要继续向基层部门转发,可以在标题中出现“的通知的通知”,这种标题能够增强公文的权威性、强制力、说服力,就好比我们在写论文时经常引用名人名言一样。
 
  3.标题不够完整,应酌情加上发文机关名称。《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)第三章第十条第六款规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。”“一般应当”是指公文标题在一般情况下包括三项因素:发文机关名称、发文事由、文种名称。在什么情况下可以不标明发文机关呢?如果公文格式齐备,即包含眉首、主体、版记,那么眉首部分就已经包含了发文机关标识,而且使用的是发文机关全称或者规范化简称。所以,公文标题就可以省略此项。应当提醒的是党的机关公文不是这种写法,《中国共产党机关公文处理条例》第三章第八条第七款规定:“标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。”根据本条规定,不可以在标题中省略发文机关名称。
 
  二、正文内容有不当之处
 
  1.引述来文不够完整。转发通知不仅要求写明公文标题,最好还要在标题之后用小括号的形式标明发文字号。
 
  2.语言 唆。通过标题能够知道此方案的制发机关是×××市市政公用事业管理局,所以书名号前不必重复此项内容,直接写为:“现将《……》转发给你们……”即可。
 
  3.提要求不够明确。文中应明确提出希望、要求、执行方法、落实措施等,以便于下级机关有针对性地开展工作。如果此项内容缺乏,就不能很好地体现上级机关的领导和指导职能,就会削弱下级机关对文件的重视程度。
 
  4.注明附件名称。《国家行政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999)规定:公文如有附
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