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从一份例文看情况通报的写作

从一份例文看情况通报的写作

[作者:郑惠云 来源: 应用写作杂志社 点击数:14710 更新时间:2006-08-29 19:41:42 文章录入:guest1]

(《应用写作》2003年第1期)      

    通报是军队机关常用公文,目的是为了指导部队的各项工作,表彰先进,批评错误,推广经验,吸取教训等。按照其内容和作用的不同,可分为情况通报、表彰性通报、批评性通报。由于通报的种类不同,内容不一,其写法也各有差异。本文拟从一篇例文的评析入手,重点谈一谈在情况通报的写作过程中应注意的一些问题。

    情况通报,侧重于情况的叙述,通过有重点和针对性的情况介绍,使受文单位了解全局,交流情况,学习先进,正视问题,以达到推动工作的目的。一般地讲,情况通报的内容大体包括“开头+主要做法和成绩+存在的主要问题+今后的打算或要求”。在各部分的写作中,应做到:

    一、简洁入题,概括评价

    情况通报的开头,一般无须长篇大论,主要是概述一下通报的内容,或叙述一下总的情况,简要写明做法或特点,取得的主要成绩,作出一个总的评价。比如,××军区《全区部队作风纪律教育整顿的情况通报》的开头?穴见所附原文,下同?雪,首先交待了这次教育整顿的总体情况:以“××××××”为内容,以“××××××”为重点,着力解决了哪些问题。然后对整顿之后取得的成绩做了一个评价:“各级抓管理工作的指导思想进一步端正,……成效明显”。简单地说,就是采用了“概况+成绩”的写法,开头行文,要注意三点:一是要概括,不能太具体;二是要简明,语言简洁明了;三是评价要中肯,不能夸大其辞,要为下文写“存在的问题”留下余地。

    二、叙述“成绩”,先面后点

    “主要做法和已经取得的成绩”,是情况通报的核心部分,通常是摆事实,采用叙述写法,把怎么做的具体方法措施写清楚,再把效果怎么样写出来就行了,不必议论,避免讲一些空洞的道理,要紧紧围绕“是什么”这一基本内容来写。

    在叙述中,要注意层次顺序,一般是先总叙后分叙。总叙主要把面上的情况说清楚,有时可通过局部情况叙述来反映面上情况,但前面要加限制词,如“大多数单位”、“有的单位”等。为了增强说服力,在总叙以后,要选择比较典型的有代表性的事例加以印证,典型单位既可专指,也可泛指,事例要进行取舍,以求精当,重在摆事实,对一些过程可少写或不写。以《全区部队作风纪律教育整顿情况通报》中的第一点为例,从“军区安全工作电视电话会议后……传达到基层单位”谈的是军区各单位对这次教育整顿的态度——非常重视,思想认识统一,行动迅速。接着写各大单位共同采取的措施——普遍召开常委会或首长办公会,认真学习首长讲话……。为了更好地说明面上的情况,下面又专门讲了军区联勤部、装备部等单位为落实上级指示精神所采取的措施,即有重点地介绍了几个“点”,内容不长,点到为止,叙述次序清楚明了。在其后几个观点的阐述中,均采取了这样的模式:先面后点。这样,既可使阅文者了解全局,又可使之有重点地参照其他单位的做法,而且,对这些“点”的介绍同时也包含着表扬的成分,可谓一举多得。

    三、“问题”点透,注意分寸

    情况通报的第三部分一般是写“存在的主要问题”。“问题”,即工作中由于主观或客观因素造成的失误 ,或者需要解决的矛盾。情况通报中为了客观地反映情况,通常在写成绩之后,对工作中存在的问题进行必要的阐述。在阐述问题时,需要注意几点:一是问题要点透。不要出于私心把问题写得太抽象,或者看似问题实则不是问题。在写问题时可点到具体单位,也可不点,这要视情况而定。二是要注意措词恰当 。不要为了突出问题就肆意夸大其辞,也不要为了掩盖问题而随意淡化。在《全区部队作风纪律教育整顿情况通报》中对问题的阐述,可以明显看到用笔的分量远轻于成绩,这是因为,这份情况通报的侧重点是“整顿”所收到的良好效果,但同时也不能对仍然存在的问题视而不见,所以,在叙述问题时,加了一些限定词,像“有的”、“有些”、“不够”、“不同程度”、“一般性布置”等等,较好地把握了用词的分寸;同时,对于问题比较严重的单位不照顾面子,点名批评,这样可以起到警示他人的作用。

    四、“打算、要求”,二者取一

    情况通报的结尾,是“今后的打算或要求”。这一部分在写法上有几种形式。“今后的打算”是机关对于今后工作的安排。“今后的要求”则指机关对于主送单位的要求。这里的安排、要求等,在一份情况通报中,只会有其中一种,而不应同时都写,具体选哪一种,应视情况而定。

    《全区部队作风纪律教育整顿情况通报》的结尾采用了“提要求”的写法,这样写跟整篇公文的基调相吻合。因为这份公文本来就是针对现实中存在的问题进行整顿后的一份通报,通过整顿,很多问题得到了解决,一些矛盾得到了化解,但从通报的第三部分“存在的问题”来看,这次整顿并不是一劳永逸的,而且在整顿期间还出现了个别问题,这就说明“问题”在一些单位仍然存在,这些单位应 将整顿工作继续搞下去,其他单位也应从中汲取教训,防止类似事情再次发生,因此,在结尾部分对全区部队提出要求自然就是题中应有之义。当然,究竟应采取哪种结尾方式,要根据公文的内容来决定,使之与全篇内容相一致。

    附原文:

全区部队作风纪律教育整顿情况通报

××××、××××、×××××、×××××××:

    按照军区统一部署,×月中、下旬,全区部队普遍进行了一次以“××××××××××”为主要内容的作风纪律教育整顿。这次教育整顿,认真贯彻从严治军方针,以条令条例为依据,以领导机关为重点,着力解决××××、××××、××××、××××等问题,坚持揭短求实,边整边改边落实。通过整顿,各级抓管理工作的指导思想进一步端正,工作作风有明显改进,部队作风纪律建设明显加强,促进了管理工作的落实。普遍反映,这次作风纪律教育整顿非常及时,敢于较真,震动很大,导向对头,成效明显。现将主要情况通报如下:

    一、各级重视,贯彻执行军区指示认真。军区安全工作电视电话会议后,各级非常重视,思想认识统一,行动迅速,按照军区要求,及时组织作风纪律教育整顿。各大单位普遍召开常委会或首长办公会,认真学习军区首长讲话,分析管理工作形势,反思工作,查找问题,研究部署作风纪律整顿工作,并采取多种形式,迅速将会议精神传达到基层单位。军区××部、××部和××省军区、×××分别召开全体干部大会,主官亲自作动员,提要求。×××坚持把教育整顿与“三讲”正面教育和开展“三无”活动相结合,科学计划安排,严密组织实施。不少单位采取常委分片包干的办法,深入部队狠抓教育整顿工作落实。

    二、重点突出,着力揭露矛盾和问题。各级坚持把整顿的重点和精力放在领导机关上,从端正工作指导思想入手,勇于揭露矛盾和问题,并透过基层发生的事故案件和问题,反思领导机关在工作指导思想、工作作风、执行纪律、落实制度规定等方面的教训,制定改进措施。×××领导机关专门召开整顿查摆大会,军政主官带头剖析当前领导机关存在的深层次问题,发动群众揭短亮丑,针对查出的问题,逐一研究解决的具体办法。×××组织对近年来部队发生的重大案件和政治性问题进行剖析,使全体机关、直属队干部从中汲取教训,受到警示。……

    三、注重实效,狠抓薄弱环节整治。各级在教育整顿中,加大对薄弱环节和倾向性问题的整治力度,实实在在地解决了一些问题。一是……的问题得到了较好纠正,加强了八小时外的控制和管理,规范了工作、生活秩序。不少单位坚持机关干部晚点名和学习制度。二是……得到了遏制、严格了日常管理制度,形成了良好的氛围。三是各项规章制度和上级的指示规定得到较好落实,……的状况进一步扭转。×××对车辆、枪弹、涉密载体、借调人员和在外执行任务及学习培训人员,逐一进行了清查,严格了管理制度。四是……五是安全预防工作进一步加强,认真查找隐患,采取预防措施。×××针对安全工作中存在的问题,进一步完善了安全工作网络,加强了防火、防盗、防雷击等设施建设,并组织对办公、宿舍院进行综合治理,进一步规范了营院秩序。

    四、从严执纪,敢于较真。教育整顿期间,各单位都坚持依法从严治军,严格执行纪律规定,认真查处了一些违章违纪问题,共查处违纪官兵××多人,尤其在干部管理……

    五、检查督导。保证教育整顿落实。各级及时组织工作组对教育整顿情况进行检查,督促工作落实。×××军区领导分别带领检查组,对作风纪律教育整顿情况进行了检查验收,专门召开首长办公会,听取检查情况汇报,针对查出的问题,研究解决措施。×××组织×个联合工作组,对问题较多的单位进行重点帮抓。……

    这次教育整顿尽管成效比较明显,但也存在一些问题:一是有的单位认为本单位管理工作形势不错,思想麻痹,盲目乐观,对教育整顿只作了一般性的布置和要求,动员教育不认真,查找问题不深不细,存有敷衍应付现象。二是有些单位只注意解决表面问题,没有从深层次查找原因和教训,尤其在领导工作指导思想方面反思问题不够,……的现象在一些单位仍不同程度地存在。三是治军不严、纪律松弛、标准不高、偏宽偏软的现象仍有一定的普遍性。四是……

    全区部队要进一步加强作风纪律建设,巩固和发展这次教育整顿的成果。要进一步端正工作指导思想,辩证地看待管理工作形势,既要看到成绩,又要看到问题,时刻保持清醒头脑。要发扬求真务实的作风,敢抓善管,真抓实干。要坚持依法从严治军,严明纪律,进一步纠正和克服形式主义和弄虚作假的作风,从根本上解决……问题。要深入扎实地开展“三无”活动,落实好安全责任制,坚决遏制事故案件的发生,保持部队安全稳定。……努力提高正规化管理质量。
  

××军区
××××年×月×日

    作者单位:济南陆军学院语言教研室
    责任编辑:张冠英

(《应用写作》2003年第1期)

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