My JSP 'main-left.jsp' starting page
最新动态

——中国应用写作学科核心期刊
——中国发行量最大的实用写作类月刊
香如陈酒 始创于1985,专业权威
生如夏花 读者众多,发行量十余万册
实如硕果 内容丰富,精彩实用
◎邮发代号:12-59 ■定价:8元/月
详情...

  1. 在选题方面,当前国内企业管理领域的热点、难 点、疑点问题。了解企业当前的实际问题,是提高 稿件采用率的一个关键因素。
  2. 在文章风格方面,在叙述方式上力求简明通俗, 注重可读性和观点的新颖。 详情...

                 详情...
如何设计电子公文处理系统

如何设计电子公文处理系统

[作者:孙厚军 来源: 应用写作杂志社 点击数:3749 更新时间:2008-05-22 15:28:59 文章录入:guest2]
(《应用写作》2005年第2期) 

近几年来,网络、信息技术在电子政府工程中得到了广泛运用,公文处理自动化已经成为必然的发展趋势。科学合理地设计电子公文处理系统,是公文处理自动化得以迅速推广并发挥作用的关键所在。本文试就政府电子公文处理系统的设计原则、处理程序和技术要求谈点看法。

一、要坚持高技术、智能化、便捷式的设计原则

所谓高技术,就是电子公文处理系统设计应采用当代先进、适用的软件编辑技术和流程,并要充分考虑与计算机硬件系统的匹配、与电子政府其他运行系统的兼容。政府系统可以利用各级政务网通常使用的Lotus Domi-no/Notes群件强大的协同和通讯功能进行设计,既体现了高技术,又实现了资源共享和充分利用。

所谓智能化,就是电子公文处理系统要实现材料采集、文字图像输入、格式生成、审核流程、传递发送、审批签名、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示多节点、全过程的自动化。如材料采集,应在系统内建立公文处理材料数据库,将国家和地方性的法律法规、政策性公文,以及相关部门、单位的有关政策性规定等材料纳入其中,便于公文起草部门和文秘人员草拟公文时查询和 参考。

所谓便捷式,就是本着电脑为人服务的思想来设计公文处理流程和操作方式。每位公文处理人员工作界面的流程和操作方式应尽量简化,能一道程序完成的绝不经过两道程序。同时,文字图像输入、编辑和输出应有多种功能和方法,以适应具有不同计算机操作能力的人员使用。

二、要采用全面沟通、自动生成、高效运作的处理程序

一是上下左右全方位沟通,相互匹配。电子公文处理系统应该依托现代计算机技术和有线、无线移动通信技术,设计具有综合功能的平台,做到:对上,与中央、国家机关联得上;对下,能与市、县甚至乡镇沟通;对左右,党委、人大、政府、政协的部门、直属单位应结为一体;对内,处室内部人员之间、处室之间、处室与领导之间,收文、办文、核稿、送审、签发、存档等各个环节同处一个系统,既能收得了、发得出,又能改得了、退得回;既能在固定场所处理公文,又能在运动中从事公文处理,真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。同时,还应考虑到公文信息公开的需要,设计预留与互联网连接的功能。

二是实现公文格式自动生成。一是行政机关各类文种格式的自动生成。只需输入相关要素,点击某一文种,电子公文系统就能根据新的《国家行政机关公文格式》,自动生成上行文请示、报告、意见的大版头格式,命令()、纪要、议案、信函等特殊格式,平行文、下行文的普通格式。二是16个格式要素的自动生成。只需点击相应符号,系统就能自动按照行政机关公文格式要素的位置、字体、字号予以标识。如主题词的标引,由于系统内已存有国务院、省政府主题词表内的所有主题词,办文人员只需点击界面上相应的类别词和类属词,系统就能自动完成查找、标引任务。还有公文的生效标志,人工用印经常发生偏差或盖错位置,现在只需点击相应的印章个数,系统就会按照格式规定自动生成一个、两个或三个以上的电子印章,每排的个数、位置、上下左右的间距准确无误,并且能根 据印章的文字、图形区别是用中套还是下套方式。

三是多功能高效运作。在收文阶段,秘书部门对来自多方位的公文,通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。在办文阶段,办文处室通过计算机对秘书处等有关处室、上级领导和有关部门传来的办件,进行拟稿、审核、会签、签发,并对办文过程进行流程跟踪监控。在发文阶段,利用政务网实现全方位传送。在归档阶段,计算机按照档案部门的规定建立数据库,能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理。在各阶段工作环节上,设计错件追回、工作移交、工作授权等功能。

三、要达到痕迹保留、全程监控、安全保密的技术要求

计算机对进入公文处理自动化系统进行操作的所有人员的工作日期、对象和操作过程、拟稿和修改的内容进行全过程的跟踪和记录,自动记录其修改痕迹。上一级领导和有关人员通过计算机可以随时掌握流程中文秘人员的工作时间、修改内容,进行全过程监控和查询,能够有效地避免流程中因工作移交、工作授权不及时而带来的办件处理不及时和发生差错责任不清现象的发生,对增强文秘人员的工作责任心、提高公文处理质量和工作效率起到重要的保证作用。

保密是公文处理自动化过程的重点和难点问题之一。为了防止窃密、泄密现象的发生和可能的“黑客”攻击,政府电子公文运行系统在软件编辑过程中,应充分利用Lotus Domino/Notes平台提供的双密钥加密和多层权限控制,建立相对安全可*的加密机制和权限控制。每一工作人员的操作界面都应设计相互保密的密码,未经授权外人无法进入。为防止伪造公文、冒名顶替签名,该系统应采用经国家职能部门认证许可的DST数字签名工具进行电子签名试运行,能够做到本人手写体电子签名、印章电子加盖,有效地保证公文签发人和电子用印的真实可信。

(水丰摘自孙厚军著《公务员文书写作理论与实务》)

(《应用写作》2005年第2期)

为使读者更直接、便捷地了解本刊,本站每期特从《应用写作》摘录3篇文章供读者参考。如您喜欢,可直接到所在地邮局订阅《应用写作》。(邮发代号:12-59       垂询电话:0431-85384664)

 

上一篇: 文秘人员如何把握领导意图
下一篇: 秘书写作快速构思的方法
 My JSP 'tail.jsp' starting page
中国政府网  中共中央党校 国家行政学院 人民网 新华网 反腐明鉴网 长春理工大学  应用写作精品课
中国吉林省长春市卫星路7989号  130022  86-431-85384664 | 85583096  邮箱:cnyyxz@163.com
Copyright© 1985-2015 应用写作杂志社 .All Rights Reserved  吉ICP备11001523号