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浅谈电子文件特性与管理途径

浅谈电子文件特性与管理途径

[作者:刘军 赵艳洁 来源: 应用写作杂志社 点击数:3829 更新时间:2007-07-23 09:18:35 文章录入:guest1]

(《应用写作)2006年第4期)

    文件是办公自动化发展的产物,是支撑当今信息化建设的基本元素之一。这些电子文件因其具有的特性在大幅度提高工作效率和质量方面发挥了日益显著的作用。随着办公自动化应用程度和信息化建设水平的逐步提高,对如何加强电子文件管理和利用提出了更高的要求,这也是新形势下摆在各级办公室面前的新课题。

    一、电子文件的特性

  办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域,可将其分为两种:一种是记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的电子文件,他们多以文本、图像、声音或影像等形式出现,这也是办公室日常业务主要接触的电子文档形式;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件,他们多以光栅图或矢量图等形式出现。随着计算机应用的迅速普及和网络技术的发展,电子文件这种新型信息载体在给工作带来便利的同时,也深刻地改变了办公室的工作方式。与传统实物文档相比主要具有以下特点:

    1.电子文件具有纸质文件无可比拟的优越性,即快捷性与可塑性。主要体现在四个方面:一是电子文件改变了我们传统的收发文件业务处理流程。利用计算机进行文件登记,可以达到一次录入,多次、多种形式的输出,方便文件的随时查找利用,同时也为档案现代化管理奠定了基础。二是电子文件改变了传统的办文格局。以网络技术为支撑,文件的起草修改、定稿、收发传递都可在网上进行,尤其是文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷,进一步提高了工作的效率和质量,改变了文件处理和运转方式。特别是对于普发文件和传阅文件而言,可以大幅度提高文件时效性、降低成本支出。三是通过建立网上档案室,开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目,对电子文件进行逻辑归档,改变了档案工作提供利用的模式。四是利用网络技术,可实现电子文档资源共享,同时可广泛采集有关站点的数据信息,充实自己文件库档案,向利用者提供更加快捷丰富的信息参考。

    2.电子文件具有对办公设备的依赖性。离开了计算机及相应的操作系统软件,电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说,特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件存在的。一般说来计算机的更新换代比较频繁,如果到时找不到原有的机型,那么这些电子文件很可能就会失去利用价值。其特有的产生和存在形式为其长期保存和利用提出了特定的要求,与传统实物文档保存管理相比尚有不可完全替代的局限性。

    3.电子文件具有易更改性。电子文件一方面为我们编辑、修改文件提供了极大便利,同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。电子文件的易更改性表现在两个方面:一是人为的修改,由于电子文件与信息载体的相分离性,电子文件可以在不同的计算机中间传递,也可以在不同的载体之间相互复制,而信息形态无任何变化。于是很难像纸质文件那样确定哪个是原件,哪个是被修改过的文件。二是电子文件非常容易遭受病毒的侵袭,一旦感染上病毒,电子文件就会被破坏得面目皆非,部分丧失或全部丧失应有的作用。

    4.电子文件的法律效力现在尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。例如纸质的文件,文件的缩微品等都有相关的法律作为保证,并且在世界范围内得到承认。电子文件没有固定的载体,并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的有效办法,所以制定相应的法律认定条文就会遇到很大的困难,在很大程度上限制了电子文件作用的有效发挥,只能在一定的范围内作为普发文件、传阅文件起参考作用。

    二、规范电子文件管理的途径

  办公自动化过程中产生的电子文件,具有凭证、依据、参考作用,并且按照有关规定和规范进行归档处理,这就涉及到了电子文件归档管理问题。电子文件的产生改变了传统观念中对档案的形式、特性、意义的认识和理解。电子文件的特性决定了其产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同,由于其具有凭证、依据、参考作用,这就带来了如何规范电子文件管理的一系列问题。多年来工作实践使我们对规范电子文档管理有了初步认识:

    一是要转变观念,加深对电子文件归档工作重要性的认识。我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主,逐步发展到与电子文档、录像档案相结合。目前在各个机关档案管理中,电子文件归档是一个新事物,尽管电子文件与我们已经熟悉的各种门类各种载体的档案相比,在凭证、依据作用等方面还有差距,但是,它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势且与办公室信息化建设密切相关,所以应在以实物文件归档的基础上,积极探索电子文档管理的有效途径,保证电子文件的归档质量。

    二是注重电子文件的日常管理,为实现规范化管理奠定基础。一方面是电子文件形成过程中的管理,按照国家行政公文处理细则的要求,起草、修改、审核、签发、打印、分发各类公文。要注意按照行文的要求,选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料,以备后查。如果能够在附件上记录下文稿的历次修改标记、领导人签发记录,电子文件过程就更加完善了;另一方面是电子文件的归档。应该坚持按时归档集中管理的原则。由专人设置一个个文件夹,对各个部门形成的电子文件进行分类管理。正式的纸质发文定稿要与对应的电子文件进行核对,防止电子文件的错乱现象或被人为地删改。定期对办公过程中形成的电子文件进行鉴定收集,转录至一次写入的光盘中做脱机保存,同时编制文件索引,供查询调阅使用。归档电子文件要进行多份备存,以便于归档保存和对外提供利用。

    三是抓紧制订电子文件管理标准。目前办公过程中形成的各类文档大多是按照个人使用习惯存放在个人微机或其它储存介质中,不便于电子文档的统一和规范管理。由于电子文件的记录格式、载体形式有别于纸质文件,电子文件与纸质档案就存在很大差别。它们不仅在外型上不同,在处理方法、管理内容上也相去甚远,所以急需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理,如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。这些标准的制定可以参照文书档案的某些做法,但又不能照搬,这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。

    四是坚持电子文件与纸质文件同步归档。鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确,电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷,所以单独使用,并不安全。目前纸质文件和电子文件处于过渡时期,解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。这样既可以体现归档文件的凭证、依据作用,又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题,达到互补的目的。近年来我们办公室通过不断完善电子文档和实物文档库建设,库容电子文档3000余个,实物文档2000余份,为提高文档管理和利用水平奠定了一定基础。

    随着我国入世和国有大中型企业改革的不断深化,对办公室各项工作提出了更新更高的要求,能否在激烈的市场竞争中为决策者提供准确、及时、高效的服务,将成为衡量办公室工作效率和工作质量的重要标志。加强电子文档的规范化管理是加快办公室信息系统化建设的重要基础性工作,需要我们在不断总结实践工作的基础上,形成适合于办公室单位工作特点的电子文档和实物文档管理规范和标准,以共同推动办公室工作效率和质量水平的提高。

    作者单位:胜利油田胜利工程设计咨询公司办公室
    责任编辑:杨红星

(《应用写作)2006年第4期)

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