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电子公文处理中应突出的五种意识

电子公文处理中应突出的五种意识

[作者:王丽英 来源: 应用写作杂志社 点击数:8003 更新时间:2008-05-24 16:42:48 文章录入:guest1]

(《应用写作》2006年第9期)

    在电子政务的办公自动化工作中,所有工作的对象、载体、成果、纽带是电子公文。没有电子公文,所有的电子政务将变成空谈。但是,电子公文不是简单的手写稿变打印稿的工作,一定要在电子公文处理过程中树立规范、法制、高效、安全、专业五种意识,并掌握落实五种意识的普及性的操作方法和工具,这才能能动发挥电子政务的独特优势。

    一、规范意识

    电子公文是电子政务物质载体——电子文件的核心。所谓提高规范意识,主要是提高电子公文处理上的规范意识。

    国务院办公厅在《电子公文传输管理办法》中给电子公文的定义是:“电子公文是指经国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”在《基于XML的电子公文格式规范》标准的第一部分《总则》中,将电子公文定义为:“以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络传输的公文。”前一个定义比较笼统,缺乏必要的细节的补充信息;后一定义比较详细具体,但没有突出电子文件的“规范格式”和“法定效力”两个根本特征,这两个特征是电子政务领域的电子文件不同于其他领域电子文件的根本区别特征。我们认为,这两个定义应该整合,整合后最大的特点是应突出规范意识和效力原则。

    我们还可从技术层面具体看电子公文的文件格式规范。从电子公文所用的编排工具看,使用最多的是Word,随着政府采购力度的加大,WPS的使用面也在日渐增大,但这两种文件格式都没有成为真正的电子公文标准格式,反而缺少专业编辑排版功能的PDF文件成为世界电子公文的事实标准。其强大的版面定型化设计极大地维护了公文的法定权威性。而用Word格式的公文,经常发生在行文后,由于在不同操作系统平台或不同版本的Word中打开后,出现了红色版头的串版现象,这会危害公文行文的权威性。PDF格式文件就不会出现这种情况,再加上其强大的批注、审阅、电子签名、功能限制、交互表单等功能,配合其操作平台的通用性和体积的轻巧性优点,以及与Word排版的高度集成性,在我国很多部门,也成为最终电子行文的标准。但DOC、PDF、WPS文件格式都存在一个问题,就是其密码防护形同虚设,Elcom Soft公司开发了一整套的密码破解软件,可以较轻松地实现DOC、PDF文件的解密,这给电子公文的安全性带来了极大的隐患。后来方正的CEB文件格式凭借其独到全面的功能、良好的兼容性和保密性成为一些部门电子行文的主要标准。从目前情况来看,我们电子文件格式方面需要国家行政力量干涉,确定并推广统一格式标准,只有规范统一,行文的效率才能提高。

    普通从业人员要严格遵守国家规定的标准电子文件格式,并掌握必要的文件格式转换技术,这些技术都已经集成在Word、Acrobat、WPS等软件之中。文书编排用什么工具可凭个人爱好,但最终的成文必须能转换成国家的标准格式,这是至关重要的。对于非电子公文,没有这方面要求,以高效和专业意识为指导原则处理即可。但对于电子公文,规范意识是优于高效和专业意识的。

    二、法制意识

    由于电子政务是新兴事物,所以相应立法在世界范围内都比较薄弱,我国这方面的立法更显滞后与欠缺。对电子政务的立法主要体现在对电子公文载体中的电子签名等方面的立法规定 。《中华人民共和国电子签名法》于2004年8月28日经第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议审议批准通过,并定于2005年4月1日起施行,这是一个重要的事件。此法详细规定了数据电文、电子签名与认证、法律责任等方面的内容,适用于电子政务、电子商务等领域,增强相关领域电子工作的安全性和有效性。此法的施行,要求在电子政务工作中树立很强的法制意识。

    《电子签名法》第二条规定:“本法所称电子签名,是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。”电子签名的特点有四个:保密性、法效性、非更改性、验证性。目前,世界上主要的三种电子签名模式密码式、智能卡式、生物测定式,在我国主要采用的是密码式,很多重要行业如银行、税务等已经采用了智能卡式的硬件强制验证方式,生物测定式只在极少数保密度极高的单位中使用。

    在普通操作层面上,每个办公人员都要认真领会电子签名在电子政务中的价值与地位,在电子签名中牢固地树立法制意识,并将其渗透在电子政务工作的每一个环节、每一个细节中。目前,办公人员接触最多的数字签名技术就是Acrobat中的对PDF文件的数字签名。我们可以从国家认定的认证机关获取一个数字身份证,也可用图像等易识别的独特样式创建自己的签名文件,设置高度加密的密码。签名后,可以观察此文件有无被打开、修改的痕迹,如果有丝毫的变动,签名将显示失效的标志,此文件同时也就无效。Word中也有相应的签名软件Onsign,功能和安全性要大大弱于Acrobat。由于硬件式和生物式的电子签名技术在我国

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