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如何创作出文质兼备的PPT文稿

如何创作出文质兼备的PPT文稿

[作者:张江艳 来源: 应用写作杂志社 点击数:8003 更新时间:2008-05-24 18:38:43 文章录入:guest1]

(《应用写作》2007年第7期)

    PPT文稿是适应当下现代化行政管理和业务管理的需要而产生的。不仅一些现代化大企业在组织专家讲座、新产品发布、与客户交流、大型活动策划或重大工作安排时要用到,而且一般机关和企事业单位在领导讲话、干部或专业技术人员述职和汇报工作时也要用到。

    作为讲话人发言的“蓝本”,PPT(PowerPoint)演示文稿和传统文本讲话稿由于呈现方式或者说展示平台的不同,平面的纸质文本换成了立体的屏幕,特别是PPT讲话人所面对的“听众”变成了“观众”,不仅要求可听性,而且要求可视性,两者在写作构思、内容、结构和写作要求等方面就产生了显著的区别。

    一、PPT文稿的构思

    构思是写作的基础,构思取决于写作理念。有些人习惯于先写出传统的文稿,再转换成PPT形式。作为初学写作PPT文稿的人,这不失为一种掌握制作PPT基本要领的方法。但是,如此翻版,受传统文稿的制约,缺乏独立色彩和创意。要想写出文质兼备的优秀PPT文稿,还是要逐步掌握并坚持独立构思的原则。

    与传统听觉文稿的写作不同,为了使PPT文稿达到良好的视听效果,作者在构思时不仅要考虑写什么、如何结构布局等传统文本构思中也要思考的问题,更要考虑如何呈现或展示的问题——如何化繁为简,如何使抽象、枯燥的文字和数据等内容简洁、形象、生动地表达出来,如何将相关材料与主体内容有机地组合在一起等等。具体而言,主要包括以下几方面的内容:

    1.讲什么。即文稿的基本内容。作为一种动态的文稿,PPT文稿并不需要把要讲的话都写出来,它的片断性、演示性等特点决定了它的构思一方面要设计好引人注目的开场白、余味无穷的结束语;另一方面,要考虑主体内容有哪些方面需写出来、怎么写,哪些东西采用非文字的叙述形式效果更好、如何叙述,哪些方面需为口语表达留空白、如何留,哪些内容不宜放在文稿正文,但可以放在“演讲者备注”中或做超级链接等。

    2.如何讲。即作为视觉文稿的PPT将要采取的运行结构,如每个知识点应采用怎样的手段、运用怎样的媒体(文本、图像、声频、动画、视频等)对其进行表现和陈述等。这些问题的构思取决于作者掌握的技术手段,也取决于作者对讲话目的的理解。只有明确PPT的具体用途才能恰当选择PPT的表达形式,如是否配音乐或画外音等。

    和传统文本写作构思相同的是,PPT文稿的构思也不要试图一次到位,应将构思、起草溶为一体,在不断修改的过程中使其臻于完善。

    二、PPT文稿的内容

    采用PPT的形式是为了打破传统文本沉闷、八股的气息,发言人要避免对传统文本的copy,自觉追求内容的创新和表达形式的创意。

    日本著名风险投资家盖川崎(GuyKawasaki)提出了一个PPT文稿的10/20/30法则——演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点(30point)。

    对习惯按传统文本念讲话稿,不善于口头表达、即兴演说的人来讲,实现这一法则是一个很大的挑战。在“10/30”这么少的提示下,20分钟似乎就显得漫长了些。虽然我们不必对此僵化理解和盲从,但一份优秀的PPT文稿的确应在简洁、生动、鲜明、形象上下功夫。

    首先,PPT的编辑脚本虽然可以请他人协助完成一些技术工作,但文字脚本必需由发言人亲自拟定。PPT文稿的演示迫使发言人与观众有更多的目光交流,要求发言能体现出更多的现场感,发言人要更注重对现场气氛的适应和调动,有机变、擅发挥。发言人只有亲身参与PPT文稿的准备过程,熟悉自己要讲的内容,才有可能运用自如。

    其次,PPT应突出内容要素,但又有别于发言提纲。从PPT写作理念来分析,演示文字是提示发言人的,更是为观众服务的。PPT讲稿的发言人绝不能埋头照稿宣读,也就没必要把所有要说的话都写出来;同时,作为视听文稿,PPT含有“演”的成分,也不是传统意义的发言提纲,在内容表达上不要受传统提纲的束缚。

    明确这两点是写好PPT文稿的前提。一份完整的PPT文稿应包括以下几方面内容:
    1.首页。文稿的首页也叫封面、片头,应使观众明确这是一次讲话的开始。这部分内容应只占一页篇幅,可以只演示,不讲述。通常包括发言的题目,发言人的姓名、职务或职称、单位等相关信息,发言稿的写作时间等三项内容。

    2.主体。包含引语(也叫开场白),内容目录,主要观点,重要概念或专业术语的解释,内容涉及的重要数据、事实或资料的展示,引申内容,内容小结或结束语等七个方面。

    除专业或学术讲座外,在一般30分钟左右的讲话中,这部分内容控制在8页左右的篇幅为宜。因为太多的内容,让人难以把握要点,更难以记住重点。

    为节省篇幅,主讲人在设计页面时可利用幻灯片母版的功能,将内容目录呈现在每一页的左边,既可以节省单设内容目录的页面,又达到完整呈现发言进度和即时内容的目的;另外,主讲人可利用PPT文件的超级链接功能,将一些更详细的引申内容或资料放入资料夹,根据现场需要选择性地呈现;再者,主讲人还可以充分利用PPT文件提供的“演讲者备注”功能,将一些不必或不宜呈现在主页面,但又需提醒讲话人自己不要忘记表述或需精准表述的内容放在里面,放映时打开“演讲者备注”即可。

    对重要概念或专业术语的解释以及对内容涉及的重要数据、事实或资料的展示,PPT文稿应尽可能采用图表的方式来表达。善于撰写PPT文稿的Google全球副总裁李开复就经常采用这种化繁为简、变抽象为具体、变枯燥为形象的表达方式。他常根据内容的不同,设计不同的图表,并采用层次分明的形式随着内容的推进,逐步展开图表。这样生动、形象的视觉表达效果,是传统文本无法实现的。

    3.尾页:包括(1)致谢:对观众或对自己写作讲稿有帮助、提供资料的人员或单位表达感谢的意思。(2)联系:给对讲话内容特别感兴趣、愿意进一步交流的观众提供自己的联系方式,如Email地址、办公电话等。
    这部分内容也应只占一页篇幅,两项内容不必都写。

    三、PPT文稿的结构

    结构是文稿材料的组织构造、布局谋篇,是发言人思路的外在表现。PPT文稿的结构既要在排列先后顺序上下功夫,也要在呈现方式和程序上仔细推敲,更要有整体把握的原则和制作技巧。具体应注意以下几点:

    第一,结构完整。如前所述,PPT文稿通常由首页、主体和尾页组成,其中主体部分由引语、基本观点和小结三部分粗放构成。作为演示性文稿,PPT追求为读者提供视觉享受,虽不像传统文本那样进行细密的逻辑勾连,但基本结构要素要齐备,便于讲话人通过口头连缀对文稿进行内容上的逻辑衔接。

    第二,层次清晰。许多讲话人认为讲话重在内容,形式是为内容服务的。但是实际上,不注意文稿的表达层次就会影响表达效果、降低预期目的的实现。对PPT文稿而言,形式更是与内容并重,在内容的演示上,应有明显的层次感,为讲话人通过口语表述对粗放型结构进行逻辑勾连留有充分的余地,以便为内容添彩。因此,PPT文稿特别强调文本结构要素排列的顺序化和结构的外在衔接,除并列式线性结构外,还可采用树状结构、网状结构和混合结构等呈现方式。

    PPT文稿的所谓“层次清晰”,除了文稿一般意义上的先说什么、后说什么以及表述中语句的衔接等问题外,还有一个演示中层次鲜明的问题。为此,撰写PPT文稿不仅要准备文字脚本,还要对文字脚本进行编辑。PPT文稿的编辑要素和技巧很多,要特别注意的有以下几方面:

    1.文字的编辑。即对PPT页面文字的字数、字体、字号和字色等相关内容的设计。
    PPT文稿的每页字数不宜太多,否则影响页面的视觉效果,给人一种“堵”的感觉。这就要求文字脚本要尽可能精炼,编辑脚本时注意分页表达、概括表达。另外,对大段的文字要尽量化整为零、化抽象为具体,如采用分段表述或图表表述等。反过来,每页PPT的字数也不宜太少,否则会给人一种“空荡荡”的感觉。对此,可采用增加图片或增添动态效果等方式弥补。

    一般情况下,一个PPT讲话稿页面的文字量要与它采用的字体相称。而字体的大小又要根据会场的大小来判断。如果是小规模的会议室,可以采用20号甚至再小一点的字号。但是在较大的会场上,为了保证视觉效果,最少也要用30号以上的字号,并且要排列清晰,行距适中。

    另外,一份PPT讲话稿的字体和字色不要太繁多,一个页面最多采用两三种字体和字色,以免给人眼花缭乱的感觉,因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。

    2.标题和内容的编辑。即对PPT当页标题和内容动态效果等相关内容的设计。
  原则上,PPT文稿每页都要有当页标题和内容,采用不同的字体、字号和字色,层次分明、一目了然,不能混在一起。在呈现方式上,为了做到动静相宜,标题一般不采用动画效果,随着页面的切换自动呈现。内容的出现则应通过播放次序的设置和鼠标的控制,随着发言人的讲话节奏、速度和内容的展开逐步呈现,根据需要设计“出现”动画,如淡入、淡出、叠加、分裂、百叶窗等。

    另外,正文主体内容的文字应分级,不同级别的文字在字号和项目符号上应有所不同。

    3.模板的编辑。即对PPT首页、主体和尾页模板的设计。
  为了省事起见,人们通常会采用PowerPoint软件自带的幻灯片模板,较少自制模板。但其实自制模板并不像人们想象的那样复杂。一份别出心裁的DIY模板不仅能达到与众不同的效果,还可以免去每次制作幻灯片前对模板精挑细选的麻烦。当然也可以通过对PPT自带模板的修改达到独特的效果。无论自制还是修改,应注意针对首页、主体和尾页三个部分的不同要求去设计或选用。

    PPT文稿首页模板的设计要简洁大方,突出讲话标题,同时在大屏幕上播放时不能出现字迹模糊不清的现象,所以最好选用白色为底色,图形的基色最好以公司或所在单位LOGO的基色为准。另外,PowerPoint默认的主标题字体是44号宋体字,为了美观,可以把它改成48号隶书,并在字体格式中添加阴影效果;副标题反映与讲话人相关的信息,字体修改为32号隶书,并将文本框向下移动少许,使其和主标题之间层次鲜明。

    通常PPT文稿主体部分除主体内容外,每页有个小标题,此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息;对内容繁杂的讲稿,还应显示内容的目录信息,所以在设计内容页面模板时应该把整个页面划分为四个部分:小标题部分、主体内容、LOGO和部门名称、目录部分。为了使页面简洁,建议“LOGO和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现,二择一即可,这样就简化为三个部分了。例如:
PPT文稿的尾页应精心设计动态效果,在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应,给人留下善始善终的完美印象。

    四、PPT文稿的写作要求

    应用文是为读者服务的,作者要有“读者意识”。既然PPT文稿的“读者”主要是以“观众”而非“听众”的身份出现,作者除了遵循一般传统文稿的写作要求外,还要注意一些特殊的要求。

    1.构思要完整,表述要摘要、片断。作为提供视听的演示稿,PPT文稿的外在表现形式是摘要式、片断式的,但讲话人的构思不能因此而零散,必须通过口语表达呈现出其内在的逻辑关联才能使观众获得完整、准确的信息。

    2.注意动静结合,立体化展示。PPT文稿既然是一个立体的展示平台,就不要人为地让它平面化。简单地把传统文本转换为PPT形式,缺乏必要的变化和多媒体手段的演示,是PPT文稿呆板、令人厌烦的重要原因。除了上文提到的让文字和模板“动”起来以外,还可以根据具体情况恰当采用配音和指针等多媒体手段增强其视听效果。

    例如在较为冗长的讲话中,一个主题或章节结束后,为了让讲话人和观众能放松或调整一下,可以配上轻柔、舒缓的背景音乐,并利用一个文稿页面来回顾一下刚刚讲过的重点内容,进一步加深观众的印象。另外,还可以根据内容,插一些场景描绘的照片和图片。但是,演示文稿不是电影,而是用来帮助讲话人吸引观众、强化内容的一种手段,因此不能通篇都配背景音乐或其他图片,否则会喧宾夺主;也要考虑背景音乐和文稿内容的匹配,不要给人不伦不类的感觉。

    此外,PPT自带绘图笔,讲话人在作PPT演示的时候,可以打开软件提供的“指针”,选择绘图笔的类型,在一些词句下面划线或做现场标记、绘图,既增强了讲话的现场感,也可以更好地吸引观众。

    总之,只有立体、动态的PPT文稿才能达到文质兼备的效果,体现出不同于传统文稿特质和优长。

    作    者:北京劳动保障职业学院职教系副教授 
    责任编辑:杨红星

(《应用写作》2007年第7期)

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